खाता › स्टेटमेंट ऑफ अकाउंट
स्टेटमेंट ऑफ अकाउंट: इसमें क्या होता है और कैसे भेजें
स्टेटमेंट ऑफ अकाउंट किसी समय के लिए आपकी बही में कस्टमर के पन्ने की कॉपी है। कस्टमर के पूछने से पहले ही यह बता देता है कि "यह रकम बनी कैसे?"
स्टेटमेंट में क्या होता है
- ऊपर आपके बिज़नेस का नाम, पता और GSTIN, और कस्टमर का नाम।
- अवधि, जैसे 1 अप्रैल 2026 से 31 अक्टूबर 2026।
- शुरुआती बैलेंस पहले दिन का: अवधि से पहले का बकाया।
- अवधि का हर बिल, वापसी और पेमेंट, हर एक की तारीख, नंबर और रकम डेबिट या क्रेडिट कॉलम में।
- हर लाइन के बाद चलता बैलेंस, और अंत में आखिरी बैलेंस।
- अभी बकाया बिलों की सूची, ताकि कस्टमर को पता हो कि ठीक-ठीक क्या चुकाना है।
Dr और Cr कैसे पढ़ें
स्टेटमेंट आपकी बही की तरफ़ से लिखा जाता है। डेबिट (Dr) रकम कस्टमर पर आपका बकाया बढ़ाती है (बिल, डेबिट नोट, आपका दिया रिफंड)। क्रेडिट (Cr) रकम उसे घटाती है (पेमेंट, कस्टमर का काटा TDS, वापसी के क्रेडिट नोट)। आखिरी बैलेंस पर Dr मतलब वे आपको देंगे; Cr मतलब आप उन्हें देंगे, अक्सर एडवांस।
कस्टमर की अपनी बही में यही एंट्री उल्टी दिखती हैं: उनकी बही में आपका खाता लेनदार (क्रेडिटर) है, इसलिए आपका Dr उनका Cr है। इसीलिए दोनों स्टेटमेंट तभी "मिलते" हैं जब पक्ष बदलकर देखें।
एक नमूना
| तारीख | विवरण | डेबिट | क्रेडिट | बैलेंस |
|---|---|---|---|---|
| 01 Apr 2026 | शुरुआती बैलेंस | 8,000.00 Dr | ||
| 12 May 2026 | इनवॉइस INV/26-27/031 | 23,600.00 | 31,600.00 Dr | |
| 30 May 2026 | रसीद RCT/26-27/019 (NEFT) | 20,000.00 | 11,600.00 Dr | |
| 08 Jun 2026 | क्रेडिट नोट CN/26-27/004 (वापसी) | 1,180.00 | 10,420.00 Dr | |
| आखिरी बैलेंस | 23,600.00 | 21,180.00 | 10,420.00 Dr | |
जाँच: 8,000 + 23,600 − 20,000 − 1,180 = 10,420।
साल के अंत में बैलेंस कन्फ़र्मेशन
कई बिज़नेस, और ज़्यादातर ऑडिटर, कस्टमर और सप्लायर से 31 मार्च का बैलेंस पक्का कराते हैं। पूरे साल का स्टेटमेंट इस तरह की लाइन के साथ भेजें: "कृपया 31-03-2027 को ₹10,420 Dr का बैलेंस कन्फ़र्म करें, या 15 दिन में अंतर बताएँ।" ईमेल या WhatsApp पर लिखित "कन्फ़र्म" जवाब बाद में असहमति होने पर अच्छा सबूत है।
जब कस्टमर का आँकड़ा अलग हो
- पहले पेमेंट मिलाएँ: सबसे आम अंतर ऐसा पेमेंट होता है जो एक तरफ़ लिखा नहीं गया, या ऐसा चेक जो अभी रास्ते में है।
- TDS देखें। बिज़नेस कस्टमर कम पेमेंट करके TDS काट सकता है; वह भी पेमेंट ही है, "कस्टमर ने काटा TDS" में लिखा जाता है।
- उन वापसियों और छूट को देखें जिनके लिए क्रेडिट नोट चाहिए।
- अंतर लाइन-दर-लाइन तय करें, फिर अपनी बही सही एंट्री से ठीक करें, पुरानी एंट्री बदलकर नहीं।
यहाँ पार्टियाँ में कस्टमर खोलें, तारीख चुनें, और प्रिंट या PDF भेजें दबाएँ। स्टेटमेंट अंग्रेज़ी में छपता है ताकि कोई भी अकाउंटेंट या बैंक उसे पढ़ सके।