کھاتہ › اسٹیٹمنٹ آف اکاؤنٹ
اسٹیٹمنٹ آف اکاؤنٹ: اس میں کیا ہوتا ہے اور کیسے بھیجیں
اسٹیٹمنٹ آف اکاؤنٹ کسی مدت کے لیے آپ کے کھاتے میں کسٹمر کے صفحے کی کاپی ہے۔ کسٹمر کے پوچھنے سے پہلے ہی یہ بتا دیتا ہے کہ "یہ رقم بنی کیسے؟"
اسٹیٹمنٹ میں کیا ہوتا ہے
- اوپر آپ کے بزنس کا نام، پتہ اور GSTIN، اور کسٹمر کا نام۔
- مدت، جیسے 1 اپریل 2026 سے 31 اکتوبر 2026۔
- شروعاتی بیلنس پہلے دن کا: مدت سے پہلے کا بقایا۔
- مدت کا ہر بل، واپسی اور پیمنٹ، ہر ایک کی تاریخ، نمبر اور رقم ڈیبٹ یا کریڈٹ کالم میں۔
- ہر لائن کے بعد چلتا بیلنس، اور آخر میں آخری بیلنس۔
- ابھی بقایا بلوں کی فہرست، تاکہ کسٹمر کو پتہ ہو کہ ٹھیک ٹھیک کیا چکانا ہے۔
Dr اور Cr کیسے پڑھیں
اسٹیٹمنٹ آپ کے کھاتے کی طرف سے لکھا جاتا ہے۔ ڈیبٹ (Dr) رقم کسٹمر پر آپ کا بقایا بڑھاتی ہے (بل، ڈیبٹ نوٹ، آپ کا دیا ریفنڈ)۔ کریڈٹ (Cr) رقم اسے گھٹاتی ہے (پیمنٹ، کسٹمر کا کاٹا TDS، واپسی کے کریڈٹ نوٹ)۔ آخری بیلنس پر Dr یعنی وہ آپ کو دیں گے؛ Cr یعنی آپ انہیں دیں گے، اکثر ایڈوانس۔
کسٹمر کے اپنے کھاتے میں یہی انٹری الٹی دکھتی ہیں: ان کے کھاتے میں آپ کا اکاؤنٹ قرض خواہ (کریڈیٹر) ہے، اس لیے آپ کا Dr ان کا Cr ہے۔ اسی لیے دونوں اسٹیٹمنٹ تبھی "ملتے" ہیں جب فریق بدل کر دیکھیں۔
ایک نمونہ
| تاریخ | تفصیل | ڈیبٹ | کریڈٹ | بیلنس |
|---|---|---|---|---|
| 01 Apr 2026 | شروعاتی بیلنس | 8,000.00 Dr | ||
| 12 May 2026 | انوائس INV/26-27/031 | 23,600.00 | 31,600.00 Dr | |
| 30 May 2026 | رسید RCT/26-27/019 (NEFT) | 20,000.00 | 11,600.00 Dr | |
| 08 Jun 2026 | کریڈٹ نوٹ CN/26-27/004 (واپسی) | 1,180.00 | 10,420.00 Dr | |
| آخری بیلنس | 23,600.00 | 21,180.00 | 10,420.00 Dr | |
جانچ: 8,000 + 23,600 − 20,000 − 1,180 = 10,420۔
سال کے آخر میں بیلنس کنفرمیشن
کئی کاروبار، اور زیادہ تر آڈیٹر، کسٹمرز اور سپلائرز سے 31 مارچ کا بیلنس پکا کراتے ہیں۔ پورے سال کا اسٹیٹمنٹ اس طرح کی لائن کے ساتھ بھیجیں: "براہ کرم 31-03-2027 کو ₹10,420 Dr کا بیلنس کنفرم کریں، یا 15 دن میں فرق بتائیں۔" ای میل یا WhatsApp پر تحریری "کنفرم" جواب بعد میں اختلاف ہونے پر اچھا ثبوت ہے۔
جب کسٹمر کا حساب الگ ہو
- پہلے پیمنٹ ملائیں: سب سے عام فرق ایسی پیمنٹ ہوتی ہے جو ایک طرف لکھی نہیں گئی، یا ایسا چیک جو ابھی راستے میں ہے۔
- TDS دیکھیں۔ کاروباری کسٹمر کم پیمنٹ کر کے TDS کاٹ سکتا ہے؛ وہ بھی پیمنٹ ہی ہے، "کسٹمر کا کاٹا ہوا TDS" میں لکھی جاتی ہے۔
- ان واپسیوں اور رعایتوں کو دیکھیں جن کے لیے کریڈٹ نوٹ چاہیے۔
- فرق لائن بہ لائن طے کریں، پھر اپنا کھاتہ صحیح انٹری سے درست کریں، پرانی انٹری بدل کر نہیں۔
یہاں پارٹیاں میں کسٹمر کھولیں، تاریخیں چنیں، اور پرنٹ یا PDF بھیجیں دبائیں۔ اسٹیٹمنٹ انگریزی میں چھپتا ہے تاکہ کوئی بھی اکاؤنٹنٹ یا بینک اسے پڑھ سکے۔