کھاتہ › کھاتہ بک فارمیٹ
کھاتہ بک فارمیٹ: کسٹمر کا کھاتہ کیسے رکھیں
کھاتہ دکان کا وہ حساب ہے جس میں لکھا ہوتا ہے کہ ہر کسٹمر نے ادھار میں کیا لیا اور کیا لوٹایا۔ ٹھیک سے رکھا جائے تو جھگڑا سیکنڈوں میں سلجھتا ہے؛ ڈھیلا رکھا جائے تو جھگڑا شروع ہوتا ہے۔
کھاتے کے کالم
ہر کسٹمر کا اپنا صفحہ (اکاؤنٹ یا لیجر) ہوتا ہے۔ اس صفحے کی ہر لائن میں یہی پانچ چیزیں ہوتی ہیں:
- تاریخ سیل یا پیمنٹ کی۔
- تفصیل: کیا ہوا، بل یا میمو نمبر کے ساتھ، جیسے "کیش میمو CM/26-27/041، 2 بوری سیمنٹ" یا "UPI سے ملا، ریف۔ 431209876543"۔
- ڈیبٹ (Dr): وہ رقم جو اب کسٹمر پر اور بڑھ گئی، یعنی ادھار میں دیا مال یا کام۔
- کریڈٹ (Cr): جو رقم انہوں نے چکائی، یا جو مال لوٹایا۔
- بیلنس: اس لائن کے بعد ابھی کتنا بقایا ہے۔ Dr بیلنس یعنی کسٹمر پر آپ کا بقایا؛ Cr بیلنس یعنی آپ پر ان کا (ایڈوانس)۔
ایک مثال
شرما کریانہ مسز گل کو ادھار پر سامان دیتا ہے۔ 1 اپریل 2026 کو ان پر پچھلے سال کا ₹1,200 بقایا تھا۔
| تاریخ | تفصیل | ڈیبٹ (₹) | کریڈٹ (₹) | بیلنس (₹) |
|---|---|---|---|---|
| 01 Apr 2026 | شروعاتی بیلنس | 1,200.00 | 1,200.00 Dr | |
| 06 Apr 2026 | کیش میمو CM/26-27/014، مہینے کا راشن | 3,450.00 | 4,650.00 Dr | |
| 15 Apr 2026 | UPI سے ملا | 2,000.00 | 2,650.00 Dr | |
| 04 May 2026 | کیش میمو CM/26-27/052 | 2,980.00 | 5,630.00 Dr | |
| 10 May 2026 | کیش میں ملا | 4,650.00 | 980.00 Dr |
15 اپریل کے ₹2,000 سے پہلے پرانا ₹1,200 چکا اور اپریل کے میمو کا ₹800۔ 10 مئی کے ₹4,650 سے اپریل کے میمو کا باقی (₹2,650) اور مئی کے میمو کا ₹2,000 چکا، اس لیے میمو CM/26-27/052 کا ₹980 ابھی کھلا ہے۔ یہی "سب سے پرانا بل پہلے" اصول یہ کھاتہ بھی لگاتا ہے، جب تک آپ کوئی دوسرا بل ٹِک نہ کریں۔
جھگڑوں سے بچانے والے اصول
- ہر ادھار کی سیل کا بل یا میمو دیں اور اس کا نمبر کھاتے میں لکھیں۔ صرف "سامان ₹3,450" لکھی لائن بعد میں ثابت کرنا مشکل ہوتا ہے۔
- پیمنٹ کا طریقہ اور ریفرنس لکھیں: UPI ریفرنس، چیک نمبر یا "کیش"۔ جب کسٹمر کہے "میں نے 15 تاریخ کو دیا تھا"، تب آپ ٹھیک ٹھیک دکھا سکتے ہیں کہ کون سی پیمنٹ تھی۔
- ہر کسٹمر کا ایک صفحہ۔ ایک ہی نام کے دو لوگ؟ نام کے ساتھ گاؤں، دکان یا فون نمبر جوڑ دیں ("رمیش، ماڈل ٹاؤن")۔
- کبھی اوپر سے نہ لکھیں۔ کوئی لائن غلط ہو تو ہندسے مٹانے کی جگہ درستی کی نئی لائن (جیسے واپسی یا رعایت) لکھیں۔
- ہر مالی سال کی شروعات شروعاتی بیلنس سے کریں 1 اپریل کو، پرانے صفحوں سے نہیں۔
- وقتاً فوقتاً بیلنس تحریری طور پر پکا کرا لیں۔ WhatsApp پر بھیجا اسٹیٹمنٹ اور "ہاں، صحیح ہے" والا جواب کام کا ثبوت ہے (دیکھیں اسٹیٹمنٹ آف اکاؤنٹ)۔
ادھار کی سیل اور GST
اگر آپ GST میں رجسٹرڈ ہیں، تو ادھار کی سیل بھی اسی دن کی سیل ہے جس دن مال دیا: ٹیکس انوائس (یا بل آف سپلائی) تبھی بنانا ہوتا ہے، اور اس پر GST اسی مہینے دینا ہوتا ہے، چاہے کسٹمر نے ابھی پیسہ نہ دیا ہو۔ پیسہ آنے تک بل روک کر رکھنا عام غلطی ہے۔ انوائس billing.niveshsahayak.in پر بنائیں؛ وہ کھاتے میں خود بخود دکھے گا۔