ఖాతా › ఖాతా పుస్తకం ఫార్మాట్
ఖాతా పుస్తకం ఫార్మాట్: కస్టమర్ ఖాతా ఎలా ఉంచాలి
ఖాతా అంటే ప్రతి కస్టమర్ అప్పుగా ఏమి తీసుకున్నారు, ఏమి తిరిగి ఇచ్చారు అని రాసే దుకాణం లెక్క. సరిగ్గా ఉంచితే గొడవ క్షణాల్లో తీరుతుంది; వదులుగా ఉంచితే గొడవ మొదలవుతుంది.
ఖాతాలోని కాలమ్‌లు
ప్రతి కస్టమర్‌కు తనదైన పేజీ (అకౌంట్ లేదా లెడ్జర్) ఉంటుంది. ఆ పేజీలోని ప్రతి లైన్‌లో ఈ ఐదు భాగాలు ఉంటాయి:
- తేదీ అమ్మకం లేదా పేమెంట్‌ది.
- వివరాలు: ఏమి జరిగింది, బిల్లు లేదా మెమో నంబర్‌తో, ఉదా. "క్యాష్ మెమో CM/26-27/041, 2 బస్తాల సిమెంట్" లేదా "UPI లో వచ్చింది, రెఫ్. 431209876543".
- డెబిట్ (Dr): కస్టమర్ ఇప్పుడు అదనంగా బాకీ పడిన మొత్తం, అంటే అప్పుగా ఇచ్చిన సరుకు లేదా పని.
- క్రెడిట్ (Cr): వాళ్లు చెల్లించిన మొత్తం, లేదా తిరిగి ఇచ్చిన సరుకు.
- బ్యాలెన్స్: ఈ లైన్ తర్వాత ఇంకా ఎంత బాకీ. Dr బ్యాలెన్స్ అంటే కస్టమర్ మీకు బాకీ; Cr బ్యాలెన్స్ అంటే మీరు వారికి బాకీ (అడ్వాన్స్).
ఒక ఉదాహరణ
శర్మ కిరాణా మిసెస్ గిల్‌కు అప్పుపై సరుకు ఇస్తుంది. ఏప్రిల్ 1, 2026 నాటికి ఆమె గత సంవత్సరం ₹1,200 బాకీ ఉంది.
| తేదీ | వివరాలు | డెబిట్ (₹) | క్రెడిట్ (₹) | బ్యాలెన్స్ (₹) |
|---|---|---|---|---|
| 01 Apr 2026 | ప్రారంభ బ్యాలెన్స్ | 1,200.00 | 1,200.00 Dr | |
| 06 Apr 2026 | క్యాష్ మెమో CM/26-27/014, నెల కిరాణా | 3,450.00 | 4,650.00 Dr | |
| 15 Apr 2026 | UPI లో వచ్చింది | 2,000.00 | 2,650.00 Dr | |
| 04 May 2026 | క్యాష్ మెమో CM/26-27/052 | 2,980.00 | 5,630.00 Dr | |
| 10 May 2026 | క్యాష్‌గా వచ్చింది | 4,650.00 | 980.00 Dr |
ఏప్రిల్ 15 నాటి ₹2,000 ముందుగా పాత ₹1,200 ను, ఏప్రిల్ మెమోలోని ₹800 ను తీర్చింది. మే 10 నాటి ₹4,650 ఏప్రిల్ మెమో మిగతా (₹2,650) ను, మే మెమోలోని ₹2,000 ను తీర్చింది, కాబట్టి మెమో CM/26-27/052 లోని ₹980 ఇంకా తెరిచి ఉంది. మీరు వేరే బిల్లు టిక్ చేయకపోతే, ఇక్కడి ఖాతా కూడా ఇదే "పాత బిల్లు ముందు" నియమం పాటిస్తుంది.
గొడవలు నివారించే నియమాలు
- ప్రతి అప్పు అమ్మకానికి బిల్లు లేదా మెమో ఇవ్వండి, దాని నంబర్‌ను ఖాతాలో రాయండి. "సరుకు ₹3,450" అని మాత్రమే రాసిన లైన్‌ను తర్వాత నిరూపించడం కష్టం.
- పేమెంట్ విధానం, రెఫరెన్స్ రాయండి: UPI రెఫరెన్స్, చెక్ నంబర్ లేదా "క్యాష్". కస్టమర్ "నేను 15వ తేదీన ఇచ్చాను" అంటే, సరిగ్గా ఏ పేమెంటో చూపించవచ్చు.
- ప్రతి కస్టమర్‌కు ఒక పేజీ. ఒకే పేరుతో ఇద్దరా? పేరుతో ఊరు, దుకాణం లేదా ఫోన్ నంబర్ జోడించండి ("రమేష్, మోడల్ టౌన్").
- ఎప్పుడూ కొట్టేసి రాయకండి. ఒక లైన్ తప్పైతే అంకెలు చెరిపేయకుండా, సరిదిద్దే కొత్త లైన్ (రిటర్న్ లేదా డిస్కౌంట్ లాంటిది) రాయండి.
- ప్రతి ఆర్థిక సంవత్సరాన్ని ప్రారంభ బ్యాలెన్స్‌తో మొదలుపెట్టండి ఏప్రిల్ 1 న, పాత పేజీలతో కాదు.
- అప్పుడప్పుడు బ్యాలెన్స్‌ను రాతపూర్వకంగా ధృవీకరించుకోండి. WhatsApp లో పంపిన స్టేట్‌మెంట్, "అవును, సరైనదే" అనే జవాబు పనికొచ్చే రుజువు (చూడండి స్టేట్‌మెంట్ ఆఫ్ అకౌంట్).
అప్పు అమ్మకం మరియు GST
మీరు GST లో రిజిస్టర్ అయి ఉంటే, అప్పు అమ్మకం కూడా సరుకు ఇచ్చిన రోజు అమ్మకమే: టాక్స్ ఇన్‌వాయిస్ (లేదా బిల్ ఆఫ్ సప్లై) అప్పుడే చేయాలి, దాని GST అదే నెలలో కట్టాలి, కస్టమర్ ఇంకా డబ్బు ఇవ్వకపోయినా. డబ్బు వచ్చే వరకు బిల్లు ఆపడం సాధారణ తప్పు. ఇన్‌వాయిస్‌ను billing.niveshsahayak.in లో చేయండి; అది ఖాతాలో వాటంతట అదే కనిపిస్తుంది.