खाता › स्टेटमेन्ट् अफ् एकाउन्ट्
स्टेटमेन्ट् अफ् एकाउन्ट्: तस्मिन् किं भवति कथं प्रेषणीयं च
स्टेटमेन्ट् अफ् एकाउन्ट् नाम कस्यचित् अवधेः कृते भवतः पुस्तकेषु ग्राहकस्य पृष्ठस्य प्रतिलिपिः। ग्राहकः पृच्छेत् इति पूर्वमेव एतत् उत्तरं ददाति "एषा राशिः कथम् आगता?"
स्टेटमेन्ट्-मध्ये किं भवति
- उपरि भवतः व्यापारस्य नाम, पता, GSTIN च, ग्राहकस्य नाम च।
- अवधिः, यथा 1 अप्रैल 2026 तः 31 अक्टूबर 2026 पर्यन्तम्।
- आरम्भिक-बैलेन्स् प्रथमदिनस्य: अवधेः पूर्वं यत् बकाया आसीत्।
- अवधेः प्रत्येकः बिलः, प्रत्यर्पणं, पेमेन्ट् च, प्रत्येकस्य दिनाङ्कः, संख्या, राशिः च डेबिट्-क्रेडिट्-स्तम्भे।
- प्रत्येकस्याः पङ्क्तेः अनन्तरं चल-बैलेन्स्, अन्ते अन्तिम-बैलेन्स् च।
- अद्यापि बकाया-बिलानां सूची, येन ग्राहकः ठीकं किं शोधनीयम् इति जानीयात्।
Dr Cr च कथं पठनीयौ
स्टेटमेन्ट् भवतः पुस्तकानां पक्षात् लिख्यते। डेबिट् (Dr) राशिः ग्राहकस्य समीपे भवतः बकायां वर्धयति (बिलः, डेबिट् नोट्, भवता दत्तः रिफण्ड्)। क्रेडिट् (Cr) राशिः तां न्यूनीकरोति (पेमेन्ट्, ग्राहकेन कर्तितः TDS, प्रत्यर्पणस्य क्रेडिट् नोट्)। अन्तिम-बैलेन्स्-मध्ये Dr नाम ते भवते दास्यन्ति; Cr नाम भवान् तेभ्यः दास्यति, प्रायः एडवान्स्।
ग्राहकस्य स्व-पुस्तकेषु एताः एव एन्ट्रयः विपरीताः दृश्यन्ते: तेषां पुस्तकेषु भवतः एकाउन्ट् ऋणदाता (क्रेडिटर्) अस्ति, अतः भवतः Dr तेषां Cr। अतः पक्षं परिवर्त्य दृष्टे एव द्वे स्टेटमेन्ट्-पत्रे "मिलतः"।
एकम् उदाहरणम्
| दिनाङ्कः | विवरणम् | डेबिट् | क्रेडिट् | बैलेन्स् |
|---|---|---|---|---|
| 01 Apr 2026 | आरम्भिक-बैलेन्स् | 8,000.00 Dr | ||
| 12 May 2026 | इन्वॉइस् INV/26-27/031 | 23,600.00 | 31,600.00 Dr | |
| 30 May 2026 | रसीद RCT/26-27/019 (NEFT) | 20,000.00 | 11,600.00 Dr | |
| 08 Jun 2026 | क्रेडिट् नोट् CN/26-27/004 (प्रत्यर्पणम्) | 1,180.00 | 10,420.00 Dr | |
| अन्तिम-बैलेन्स् | 23,600.00 | 21,180.00 | 10,420.00 Dr | |
परीक्षा: 8,000 + 23,600 − 20,000 − 1,180 = 10,420।
वर्षान्ते बैलेन्स्-कन्फर्मेशन्
अनेके व्यापाराः, अनेके ऑडिटर्-जनाः च, ग्राहकेभ्यः सप्लायर्-जनेभ्यः च 31 मार्च-दिनस्य बैलेन्स् पुष्टीकारयन्ति। पूर्णवर्षस्य स्टेटमेन्ट् एतादृश्या पङ्क्त्या सह प्रेषयतु: "Please confirm the balance of ₹10,420 Dr as on 31-03-2027, or tell us the difference within 15 days." ईमेल्-WhatsApp-द्वारा लिखितं "confirmed" इति उत्तरं पश्चात् विवादे उत्तमं प्रमाणम्।
ग्राहकस्य गणना भिन्ना चेत्
- प्रथमं पेमेन्ट्-मेलनं करोतु: सामान्यतमः भेदः नाम एकेन पक्षेण अलिखितं पेमेन्ट्, अथवा अद्यापि मार्गे स्थितः चेक्।
- TDS पश्यतु। व्यापारिक-ग्राहकः TDS कर्तित्वा न्यूनं ददाति; तदपि पेमेन्ट् एव, "ग्राहकेन कर्तितः TDS" इत्यत्र लिख्यते।
- प्रत्यर्पणानां छूटानां च येषां कृते क्रेडिट् नोट् आवश्यकः तान् पश्यतु।
- भेदं पङ्क्तिशः निश्चिनोतु, ततः पुराणाम् एन्ट्रीं न परिवर्त्य, सम्यक्-एन्ट्र्या पुस्तकं संशोधयतु।
अत्र पार्टीज़् इत्यत्र ग्राहकम् उद्घाटयतु, दिनाङ्कान् चिनोतु, मुद्रणम् अथवा PDF प्रेषयतु इति नुदतु। स्टेटमेन्ट् आङ्ग्लभाषायां मुद्र्यते येन कोऽपि एकाउन्टेण्ट् बैंक् वा पठितुं शक्नुयात्।