खाता › खाता-पुस्तिकायाः फॉर्मेट्
खाता-पुस्तिकायाः फॉर्मेट्: ग्राहकस्य खातं कथं रक्षणीयम्
खातं नाम आपणस्य सा पुस्तिका यत्र लिखितं भवति प्रत्येकः ग्राहकः उधारे किं नीतवान् किं च प्रत्यर्पितवान्। सम्यक् रक्षितं चेत् विवादः क्षणेन समाप्यते; अव्यवस्थितं चेत् विवादः आरभ्यते।
खातस्य स्तम्भाः
प्रत्येकस्य ग्राहकस्य स्वकीयं पृष्ठम् (एकाउन्ट् लेजर् वा) भवति। तस्मिन् प्रत्येकस्यां पङ्क्तौ एते भागाः सन्ति:
- दिनाङ्कः विक्रयस्य पेमेन्ट्-इत्यस्य वा।
- विवरणम्: किम् अभवत्, बिल-मेमो-संख्यया सह, यथा "कैश् मेमो CM/26-27/041, 2 बस्ता सीमेण्ट्" अथवा "UPI द्वारा प्राप्तम्, रेफ्. 431209876543"।
- डेबिट् (Dr): यत् राशिः अद्य ग्राहकस्य बकायां वर्धयति, अर्थात् उधारे दत्तं वस्तु सेवा वा।
- क्रेडिट् (Cr): यत् धनं ते दत्तवन्तः, यत् वस्तु वा प्रत्यर्पितवन्तः।
- बैलेन्स्: एतस्याः पङ्क्तेः अनन्तरम् अद्यापि कियत् बकाया। Dr बैलेन्स् नाम ग्राहकस्य समीपे भवतः बकाया; Cr बैलेन्स् नाम भवतः समीपे तेषाम् (एडवान्स्)।
एकम् उदाहरणम्
शर्मा किराना श्रीमत्यै गिल्-महोदयायै उधारे वस्तूनि ददाति। 1 अप्रैल 2026 दिने तस्याः समीपे पूर्ववर्षस्य ₹1,200 बकाया आसीत्।
| दिनाङ्कः | विवरणम् | डेबिट् (₹) | क्रेडिट् (₹) | बैलेन्स् (₹) |
|---|---|---|---|---|
| 01 Apr 2026 | आरम्भिक-बैलेन्स् | 1,200.00 | 1,200.00 Dr | |
| 06 Apr 2026 | कैश् मेमो CM/26-27/014, मासिकं राशन | 3,450.00 | 4,650.00 Dr | |
| 15 Apr 2026 | UPI द्वारा प्राप्तम् | 2,000.00 | 2,650.00 Dr | |
| 04 May 2026 | कैश् मेमो CM/26-27/052 | 2,980.00 | 5,630.00 Dr | |
| 10 May 2026 | कैश् रूपेण प्राप्तम् | 4,650.00 | 980.00 Dr |
15 अप्रैल-दिनस्य ₹2,000 प्रथमं पुराणं ₹1,200, ततः अप्रैल-मेमोतः ₹800 च शोधितवन्तः। 10 मे-दिनस्य ₹4,650 अप्रैल-मेमोः अवशिष्टं (₹2,650), मे-मेमोतः ₹2,000 च शोधितवन्तः, अतः मेमो CM/26-27/052 इत्यस्य ₹980 अद्यापि उद्घाटितम्। यदि भवान् अन्यान् बिलान् न चिह्नयति तर्हि खातम् अपि एतमेव "पुरातनतमः बिलः प्रथमम्" इति नियमम् अनुसरति।
विवादान् निवारयन्तः नियमाः
- प्रत्येकस्य उधार-विक्रयस्य बिलं मेमो वा ददातु तस्य संख्यां च खाते लिखतु। केवलं "वस्तूनि ₹3,450" इति पङ्क्तिः पश्चात् सिद्धयितुं कठिना।
- पेमेन्ट्-प्रकारं रेफरेन्स् च लिखतु: UPI रेफरेन्स्, चेक्-संख्या, "कैश्" वा। ग्राहकः "मया 15 दिनाङ्के दत्तम्" इति वदति चेत् भवान् ठीकं किं पेमेन्ट् आसीत् इति दर्शयितुं शक्नोति।
- प्रत्येकस्य ग्राहकस्य एकं पृष्ठम्। समाननामानौ द्वौ जनौ? नाम्ना सह ग्रामम्, आपणं, फोन-संख्यां वा योजयतु ("रमेश्, मॉडल् टाउन्")।
- कदापि उपरि न लिखतु। पङ्क्तिः दोषयुक्ता चेत् अस्पष्टस्य मार्जनस्य स्थाने संशोधनस्य नूतनां पङ्क्तिं (यथा प्रत्यर्पणं छूटः वा) लिखतु।
- प्रत्येकं वित्तवर्षम् आरम्भिक-बैलेन्स्-सहितम् आरभताम् 1 अप्रैल-दिने, पुराणपृष्ठेन न।
- समये समये बैलेन्स् लिखितरूपेण पुष्टीकारयतु। WhatsApp-द्वारा प्रेषितं स्टेटमेन्ट्, "आम्, सम्यक्" इति उत्तरं च उपयोगि प्रमाणम् (पश्यतु स्टेटमेन्ट् अफ् एकाउन्ट्)।
उधार-विक्रयः GST च
यदि भवान् GST-मध्ये रजिस्टर्ड् अस्ति, तर्हि उधार-विक्रयः अपि वस्तुप्रदान-दिने एव विक्रयः: तदा एव टैक्स् इन्वॉइस् (बिल् अफ् सप्लाई वा) निर्मातव्यम्, तस्य GST तस्मिन् एव मासे दातव्यम्, ग्राहकेन अद्यापि धनं न दत्तं चेदपि। धनप्राप्तिपर्यन्तं बिलस्य स्थगनं दोषः। इन्वॉइस् billing.niveshsahayak.in इत्यत्र निर्मातु; तत् खाते स्वयं दृश्यते।