ਖਾਤਾ › ਸਟੇਟਮੈਂਟ ਆਫ ਅਕਾਊਂਟ
ਸਟੇਟਮੈਂਟ ਆਫ ਅਕਾਊਂਟ: ਇਸ ਵਿੱਚ ਕੀ ਹੁੰਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਕਿਵੇਂ ਭੇਜੀਏ
ਸਟੇਟਮੈਂਟ ਆਫ ਅਕਾਊਂਟ ਕਿਸੇ ਸਮੇਂ ਲਈ ਤੁਹਾਡੀ ਵਹੀ ਵਿੱਚ ਕਸਟਮਰ ਦੇ ਪੰਨੇ ਦੀ ਕਾਪੀ ਹੈ। ਕਸਟਮਰ ਦੇ ਪੁੱਛਣ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਹੀ ਇਹ ਦੱਸ ਦਿੰਦਾ ਹੈ ਕਿ "ਇਹ ਰਕਮ ਬਣੀ ਕਿਵੇਂ?"
ਸਟੇਟਮੈਂਟ ਵਿੱਚ ਕੀ ਹੁੰਦਾ ਹੈ
- ਉੱਪਰ ਤੁਹਾਡੇ ਬਿਜ਼ਨੈਸ ਦਾ ਨਾਮ, ਪਤਾ ਅਤੇ GSTIN, ਅਤੇ ਕਸਟਮਰ ਦਾ ਨਾਮ।
- ਮਿਆਦ, ਜਿਵੇਂ 1 ਅਪ੍ਰੈਲ 2026 ਤੋਂ 31 ਅਕਤੂਬਰ 2026।
- ਸ਼ੁਰੂਆਤੀ ਬੈਲੈਂਸ ਪਹਿਲੇ ਦਿਨ ਦਾ: ਮਿਆਦ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਦਾ ਬਕਾਇਆ।
- ਮਿਆਦ ਦਾ ਹਰ ਬਿੱਲ, ਵਾਪਸੀ ਅਤੇ ਪੇਮੈਂਟ, ਹਰ ਇੱਕ ਦੀ ਤਾਰੀਖ, ਨੰਬਰ ਅਤੇ ਰਕਮ ਡੈਬਿਟ ਜਾਂ ਕ੍ਰੈਡਿਟ ਕਾਲਮ ਵਿੱਚ।
- ਹਰ ਲਾਈਨ ਤੋਂ ਬਾਅਦ ਚੱਲਦਾ ਬੈਲੈਂਸ, ਅਤੇ ਅੰਤ ਵਿੱਚ ਆਖਰੀ ਬੈਲੈਂਸ।
- ਹਾਲੇ ਬਕਾਇਆ ਬਿੱਲਾਂ ਦੀ ਸੂਚੀ, ਤਾਂ ਜੋ ਕਸਟਮਰ ਨੂੰ ਪਤਾ ਹੋਵੇ ਕਿ ਠੀਕ-ਠੀਕ ਕੀ ਚੁਕਤਾ ਕਰਨਾ ਹੈ।
Dr ਅਤੇ Cr ਕਿਵੇਂ ਪੜ੍ਹੀਏ
ਸਟੇਟਮੈਂਟ ਤੁਹਾਡੀ ਵਹੀ ਵੱਲੋਂ ਲਿਖਿਆ ਜਾਂਦਾ ਹੈ। ਡੈਬਿਟ (Dr) ਰਕਮ ਕਸਟਮਰ ਵੱਲ ਤੁਹਾਡਾ ਬਕਾਇਆ ਵਧਾਉਂਦੀ ਹੈ (ਬਿੱਲ, ਡੈਬਿਟ ਨੋਟ, ਤੁਹਾਡਾ ਦਿੱਤਾ ਰਿਫੰਡ)। ਕ੍ਰੈਡਿਟ (Cr) ਰਕਮ ਉਸਨੂੰ ਘਟਾਉਂਦੀ ਹੈ (ਪੇਮੈਂਟ, ਕਸਟਮਰ ਦਾ ਕੱਟਿਆ TDS, ਵਾਪਸੀ ਦੇ ਕ੍ਰੈਡਿਟ ਨੋਟ)। ਆਖਰੀ ਬੈਲੈਂਸ ਉੱਤੇ Dr ਮਤਲਬ ਉਹ ਤੁਹਾਨੂੰ ਦੇਣਗੇ; Cr ਮਤਲਬ ਤੁਸੀਂ ਉਨ੍ਹਾਂ ਨੂੰ ਦੇਣਾ ਹੈ, ਅਕਸਰ ਐਡਵਾਂਸ।
ਕਸਟਮਰ ਦੀ ਆਪਣੀ ਵਹੀ ਵਿੱਚ ਇਹੀ ਐਂਟਰੀਆਂ ਉਲਟ ਦਿਸਦੀਆਂ ਹਨ: ਉਨ੍ਹਾਂ ਦੀ ਵਹੀ ਵਿੱਚ ਤੁਹਾਡਾ ਖਾਤਾ ਲੈਣਦਾਰ (ਕ੍ਰੈਡਿਟਰ) ਹੈ, ਇਸ ਲਈ ਤੁਹਾਡਾ Dr ਉਨ੍ਹਾਂ ਦਾ Cr ਹੈ। ਇਸੇ ਲਈ ਦੋਵੇਂ ਸਟੇਟਮੈਂਟ ਤਦ ਹੀ "ਮਿਲਦੇ" ਹਨ ਜਦੋਂ ਪਾਸੇ ਬਦਲ ਕੇ ਵੇਖੀਏ।
ਇੱਕ ਨਮੂਨਾ
| ਤਾਰੀਖ | ਵੇਰਵਾ | ਡੈਬਿਟ | ਕ੍ਰੈਡਿਟ | ਬੈਲੈਂਸ |
|---|---|---|---|---|
| 01 Apr 2026 | ਸ਼ੁਰੂਆਤੀ ਬੈਲੈਂਸ | 8,000.00 Dr | ||
| 12 May 2026 | ਇਨਵੌਇਸ INV/26-27/031 | 23,600.00 | 31,600.00 Dr | |
| 30 May 2026 | ਰਸੀਦ RCT/26-27/019 (NEFT) | 20,000.00 | 11,600.00 Dr | |
| 08 Jun 2026 | ਕ੍ਰੈਡਿਟ ਨੋਟ CN/26-27/004 (ਵਾਪਸੀ) | 1,180.00 | 10,420.00 Dr | |
| ਆਖਰੀ ਬੈਲੈਂਸ | 23,600.00 | 21,180.00 | 10,420.00 Dr | |
ਜਾਂਚ: 8,000 + 23,600 − 20,000 − 1,180 = 10,420।
ਸਾਲ ਦੇ ਅੰਤ ਵਿੱਚ ਬੈਲੈਂਸ ਕਨਫ਼ਰਮੇਸ਼ਨ
ਕਈ ਬਿਜ਼ਨੈਸ, ਅਤੇ ਜ਼ਿਆਦਾਤਰ ਆਡੀਟਰ, ਕਸਟਮਰਾਂ ਅਤੇ ਸਪਲਾਇਰਾਂ ਤੋਂ 31 ਮਾਰਚ ਦਾ ਬੈਲੈਂਸ ਪੱਕਾ ਕਰਾਉਂਦੇ ਹਨ। ਪੂਰੇ ਸਾਲ ਦਾ ਸਟੇਟਮੈਂਟ ਇਸ ਤਰ੍ਹਾਂ ਦੀ ਲਾਈਨ ਨਾਲ ਭੇਜੋ: "ਕਿਰਪਾ ਕਰਕੇ 31-03-2027 ਨੂੰ ₹10,420 Dr ਦਾ ਬੈਲੈਂਸ ਕਨਫ਼ਰਮ ਕਰੋ, ਜਾਂ 15 ਦਿਨ ਵਿੱਚ ਫ਼ਰਕ ਦੱਸੋ।" ਈਮੇਲ ਜਾਂ WhatsApp ਉੱਤੇ ਲਿਖਤੀ "ਕਨਫ਼ਰਮ" ਜਵਾਬ ਬਾਅਦ ਵਿੱਚ ਅਸਹਿਮਤੀ ਹੋਣ ਉੱਤੇ ਚੰਗਾ ਸਬੂਤ ਹੈ।
ਜਦੋਂ ਕਸਟਮਰ ਦਾ ਅੰਕੜਾ ਵੱਖਰਾ ਹੋਵੇ
- ਪਹਿਲਾਂ ਪੇਮੈਂਟਾਂ ਮਿਲਾਓ: ਸਭ ਤੋਂ ਆਮ ਫ਼ਰਕ ਅਜਿਹੀ ਪੇਮੈਂਟ ਹੁੰਦੀ ਹੈ ਜੋ ਇੱਕ ਪਾਸੇ ਲਿਖੀ ਨਹੀਂ ਗਈ, ਜਾਂ ਅਜਿਹਾ ਚੈੱਕ ਜੋ ਹਾਲੇ ਰਾਹ ਵਿੱਚ ਹੈ।
- TDS ਵੇਖੋ। ਬਿਜ਼ਨੈਸ ਕਸਟਮਰ ਘੱਟ ਪੇਮੈਂਟ ਕਰਕੇ TDS ਕੱਟ ਸਕਦਾ ਹੈ; ਉਹ ਵੀ ਪੇਮੈਂਟ ਹੀ ਹੈ, "ਕਸਟਮਰ ਨੇ ਕੱਟਿਆ TDS" ਵਿੱਚ ਲਿਖੀ ਜਾਂਦੀ ਹੈ।
- ਉਹ ਵਾਪਸੀਆਂ ਅਤੇ ਛੋਟਾਂ ਵੇਖੋ ਜਿਨ੍ਹਾਂ ਲਈ ਕ੍ਰੈਡਿਟ ਨੋਟ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ।
- ਫ਼ਰਕ ਲਾਈਨ-ਦਰ-ਲਾਈਨ ਤੈਅ ਕਰੋ, ਫਿਰ ਆਪਣੀ ਵਹੀ ਸਹੀ ਐਂਟਰੀ ਨਾਲ ਠੀਕ ਕਰੋ, ਪੁਰਾਣੀਆਂ ਐਂਟਰੀਆਂ ਬਦਲ ਕੇ ਨਹੀਂ।
ਇੱਥੇ ਪਾਰਟੀਆਂ ਵਿੱਚ ਕਸਟਮਰ ਖੋਲ੍ਹੋ, ਤਾਰੀਖਾਂ ਚੁਣੋ, ਅਤੇ ਪ੍ਰਿੰਟ ਜਾਂ PDF ਭੇਜੋ ਦਬਾਓ। ਸਟੇਟਮੈਂਟ ਅੰਗਰੇਜ਼ੀ ਵਿੱਚ ਛਪਦਾ ਹੈ ਤਾਂ ਜੋ ਕੋਈ ਵੀ ਅਕਾਊਂਟੈਂਟ ਜਾਂ ਬੈਂਕ ਉਸਨੂੰ ਪੜ੍ਹ ਸਕੇ।