ਖਾਤਾ › ਖਾਤਾ ਬੁੱਕ ਫਾਰਮੈਟ

ਖਾਤਾ ਬੁੱਕ ਫਾਰਮੈਟ: ਕਸਟਮਰ ਦਾ ਖਾਤਾ ਕਿਵੇਂ ਰੱਖੀਏ

ਖਾਤਾ ਦੁਕਾਨ ਦਾ ਉਹ ਹਿਸਾਬ ਹੈ ਜਿਸ ਵਿੱਚ ਲਿਖਿਆ ਹੁੰਦਾ ਹੈ ਕਿ ਹਰ ਕਸਟਮਰ ਨੇ ਉਧਾਰ ਵਿੱਚ ਕੀ ਲਿਆ ਅਤੇ ਕੀ ਮੋੜਿਆ। ਠੀਕ ਰੱਖਿਆ ਜਾਵੇ ਤਾਂ ਝਗੜਾ ਸਕਿੰਟਾਂ ਵਿੱਚ ਨਿੱਬੜਦਾ ਹੈ; ਢਿੱਲਾ ਰੱਖਿਆ ਜਾਵੇ ਤਾਂ ਝਗੜਾ ਸ਼ੁਰੂ ਹੁੰਦਾ ਹੈ।

ਖਾਤੇ ਦੇ ਕਾਲਮ

ਹਰ ਕਸਟਮਰ ਦਾ ਆਪਣਾ ਪੰਨਾ (ਅਕਾਊਂਟ ਜਾਂ ਲੇਜਰ) ਹੁੰਦਾ ਹੈ। ਉਸ ਪੰਨੇ ਦੀ ਹਰ ਲਾਈਨ ਵਿੱਚ ਇਹੀ ਪੰਜ ਚੀਜ਼ਾਂ ਹੁੰਦੀਆਂ ਹਨ:

ਤਾਰੀਖ ਸੇਲ ਜਾਂ ਪੇਮੈਂਟ ਦੀ।
ਵੇਰਵਾ: ਕੀ ਹੋਇਆ, ਬਿੱਲ ਜਾਂ ਮੀਮੋ ਨੰਬਰ ਨਾਲ, ਜਿਵੇਂ "ਕੈਸ਼ ਮੀਮੋ CM/26-27/041, 2 ਬੋਰੀਆਂ ਸੀਮਿੰਟ" ਜਾਂ "UPI ਨਾਲ ਮਿਲਿਆ, ਰੈਫ. 431209876543"।
ਡੈਬਿਟ (Dr): ਉਹ ਰਕਮ ਜੋ ਹੁਣ ਕਸਟਮਰ ਵੱਲ ਹੋਰ ਵਧ ਗਈ, ਯਾਨੀ ਉਧਾਰ ਵਿੱਚ ਦਿੱਤਾ ਮਾਲ ਜਾਂ ਕੰਮ।
ਕ੍ਰੈਡਿਟ (Cr): ਜੋ ਰਕਮ ਉਨ੍ਹਾਂ ਨੇ ਚੁਕਾਈ, ਜਾਂ ਜੋ ਮਾਲ ਮੋੜਿਆ।
ਬੈਲੈਂਸ: ਇਸ ਲਾਈਨ ਤੋਂ ਬਾਅਦ ਹੁਣ ਕਿੰਨਾ ਬਕਾਇਆ ਹੈ। Dr ਬੈਲੈਂਸ ਮਤਲਬ ਕਸਟਮਰ ਵੱਲ ਤੁਹਾਡਾ ਬਕਾਇਆ; Cr ਬੈਲੈਂਸ ਮਤਲਬ ਤੁਹਾਡੇ ਵੱਲ ਉਨ੍ਹਾਂ ਦਾ (ਐਡਵਾਂਸ)।

ਇੱਕ ਉਦਾਹਰਣ

ਸ਼ਰਮਾ ਕਰਿਆਨਾ ਮਿਸਿਜ਼ ਗਿੱਲ ਨੂੰ ਉਧਾਰ ਉੱਤੇ ਸਮਾਨ ਦਿੰਦਾ ਹੈ। 1 ਅਪ੍ਰੈਲ 2026 ਨੂੰ ਉਨ੍ਹਾਂ ਵੱਲ ਪਿਛਲੇ ਸਾਲ ਦਾ ₹1,200 ਬਕਾਇਆ ਸੀ।

ਤਾਰੀਖ	ਵੇਰਵਾ	ਡੈਬਿਟ (₹)	ਕ੍ਰੈਡਿਟ (₹)	ਬੈਲੈਂਸ (₹)
01 Apr 2026	ਸ਼ੁਰੂਆਤੀ ਬੈਲੈਂਸ	1,200.00		1,200.00 Dr
06 Apr 2026	ਕੈਸ਼ ਮੀਮੋ CM/26-27/014, ਮਹੀਨੇ ਦਾ ਰਾਸ਼ਨ	3,450.00		4,650.00 Dr
15 Apr 2026	UPI ਨਾਲ ਮਿਲਿਆ		2,000.00	2,650.00 Dr
04 May 2026	ਕੈਸ਼ ਮੀਮੋ CM/26-27/052	2,980.00		5,630.00 Dr
10 May 2026	ਕੈਸ਼ ਵਿੱਚ ਮਿਲਿਆ		4,650.00	980.00 Dr

15 ਅਪ੍ਰੈਲ ਦੇ ₹2,000 ਨਾਲ ਪਹਿਲਾਂ ਪੁਰਾਣਾ ₹1,200 ਚੁਕਤਾ ਹੋਇਆ ਅਤੇ ਅਪ੍ਰੈਲ ਦੇ ਮੀਮੋ ਦਾ ₹800। 10 ਮਈ ਦੇ ₹4,650 ਨਾਲ ਅਪ੍ਰੈਲ ਦੇ ਮੀਮੋ ਦਾ ਬਾਕੀ (₹2,650) ਅਤੇ ਮਈ ਦੇ ਮੀਮੋ ਦਾ ₹2,000 ਚੁਕਤਾ ਹੋਇਆ, ਇਸ ਲਈ ਮੀਮੋ CM/26-27/052 ਦਾ ₹980 ਹਾਲੇ ਖੁੱਲ੍ਹਾ ਹੈ। ਇਹੀ "ਸਭ ਤੋਂ ਪੁਰਾਣਾ ਬਿੱਲ ਪਹਿਲਾਂ" ਨਿਯਮ ਇਹ ਖਾਤਾ ਵੀ ਲਾਉਂਦਾ ਹੈ, ਜਦ ਤੱਕ ਤੁਸੀਂ ਕੋਈ ਹੋਰ ਬਿੱਲ ਟਿੱਕ ਨਾ ਕਰੋ।

ਝਗੜਿਆਂ ਤੋਂ ਬਚਾਉਣ ਵਾਲੇ ਨਿਯਮ

ਹਰ ਉਧਾਰ ਦੀ ਸੇਲ ਦਾ ਬਿੱਲ ਜਾਂ ਮੀਮੋ ਦਿਓ ਅਤੇ ਉਸਦਾ ਨੰਬਰ ਖਾਤੇ ਵਿੱਚ ਲਿਖੋ। ਸਿਰਫ਼ "ਸਮਾਨ ₹3,450" ਲਿਖੀ ਲਾਈਨ ਬਾਅਦ ਵਿੱਚ ਸਾਬਤ ਕਰਨੀ ਔਖੀ ਹੁੰਦੀ ਹੈ।
ਪੇਮੈਂਟ ਦਾ ਤਰੀਕਾ ਅਤੇ ਰੈਫਰੈਂਸ ਲਿਖੋ: UPI ਰੈਫਰੈਂਸ, ਚੈੱਕ ਨੰਬਰ ਜਾਂ "ਕੈਸ਼"। ਜਦੋਂ ਕਸਟਮਰ ਕਹੇ "ਮੈਂ 15 ਤਾਰੀਖ ਨੂੰ ਦਿੱਤਾ ਸੀ", ਤਦ ਤੁਸੀਂ ਠੀਕ-ਠੀਕ ਵਿਖਾ ਸਕਦੇ ਹੋ ਕਿ ਕਿਹੜੀ ਪੇਮੈਂਟ ਸੀ।
ਹਰ ਕਸਟਮਰ ਦਾ ਇੱਕ ਪੰਨਾ। ਇੱਕੋ ਨਾਮ ਦੇ ਦੋ ਲੋਕ? ਨਾਮ ਨਾਲ ਪਿੰਡ, ਦੁਕਾਨ ਜਾਂ ਫ਼ੋਨ ਨੰਬਰ ਜੋੜ ਦਿਓ ("ਰਮੇਸ਼, ਮਾਡਲ ਟਾਊਨ")।
ਕਦੇ ਉੱਤੋਂ ਨਾ ਲਿਖੋ। ਕੋਈ ਲਾਈਨ ਗਲਤ ਹੋਵੇ ਤਾਂ ਅੰਕੜੇ ਮਿਟਾਉਣ ਦੀ ਥਾਂ ਸੁਧਾਰ ਦੀ ਨਵੀਂ ਲਾਈਨ (ਜਿਵੇਂ ਵਾਪਸੀ ਜਾਂ ਛੋਟ) ਲਿਖੋ।
ਹਰ ਵਿੱਤੀ ਸਾਲ ਦੀ ਸ਼ੁਰੂਆਤ ਸ਼ੁਰੂਆਤੀ ਬੈਲੈਂਸ ਨਾਲ ਕਰੋ 1 ਅਪ੍ਰੈਲ ਨੂੰ, ਪੁਰਾਣੇ ਪੰਨਿਆਂ ਨਾਲ ਨਹੀਂ।
ਕਦੇ-ਕਦੇ ਬੈਲੈਂਸ ਲਿਖਤੀ ਵਿੱਚ ਪੱਕਾ ਕਰਾ ਲਓ। WhatsApp ਉੱਤੇ ਭੇਜਿਆ ਸਟੇਟਮੈਂਟ ਅਤੇ "ਹਾਂ, ਠੀਕ ਹੈ" ਵਾਲਾ ਜਵਾਬ ਕੰਮ ਦਾ ਸਬੂਤ ਹੈ (ਵੇਖੋ ਸਟੇਟਮੈਂਟ ਆਫ ਅਕਾਊਂਟ)।

ਉਧਾਰ ਦੀ ਸੇਲ ਅਤੇ GST

ਜੇ ਤੁਸੀਂ GST ਵਿੱਚ ਰਜਿਸਟਰਡ ਹੋ, ਤਾਂ ਉਧਾਰ ਦੀ ਸੇਲ ਵੀ ਉਸੇ ਦਿਨ ਦੀ ਸੇਲ ਹੈ ਜਿਸ ਦਿਨ ਮਾਲ ਦਿੱਤਾ: ਟੈਕਸ ਇਨਵੌਇਸ (ਜਾਂ ਬਿੱਲ ਆਫ ਸਪਲਾਈ) ਉਦੋਂ ਹੀ ਬਣਾਉਣਾ ਹੁੰਦਾ ਹੈ, ਅਤੇ ਉਸ ਉੱਤੇ GST ਉਸੇ ਮਹੀਨੇ ਦੇਣਾ ਹੁੰਦਾ ਹੈ, ਭਾਵੇਂ ਕਸਟਮਰ ਨੇ ਹਾਲੇ ਪੈਸਾ ਨਾ ਦਿੱਤਾ ਹੋਵੇ। ਪੈਸਾ ਆਉਣ ਤੱਕ ਬਿੱਲ ਰੋਕ ਕੇ ਰੱਖਣਾ ਆਮ ਗਲਤੀ ਹੈ। ਇਨਵੌਇਸ billing.niveshsahayak.in ਉੱਤੇ ਬਣਾਓ; ਉਹ ਖਾਤੇ ਵਿੱਚ ਆਪੇ ਦਿਸੇਗਾ।

ਹਰ ਬਿੱਲ ਮੁਤਾਬਕ ਵੇਖੋ, ਕਿਸ ਵੱਲ ਕਿੰਨਾ ਬਕਾਇਆ ਹੈ।ਖਾਤਾ ਖੋਲ੍ਹੋ