खाता › स्टेटमेन्ट अफ एकाउन्ट
स्टेटमेन्ट अफ एकाउन्ट: यसमा के हुन्छ र कसरी पठाउने
स्टेटमेन्ट अफ एकाउन्ट भनेको कुनै अवधिका लागि तपाईंको खातामा ग्राहकको पानाको प्रति हो। ग्राहकले सोध्नुअघि नै यसले बताइदिन्छ कि "यो रकम कसरी बन्यो?"
स्टेटमेन्टमा के हुन्छ
- माथि तपाईंको व्यवसायको नाम, ठेगाना र GSTIN, र ग्राहकको नाम।
- अवधि, जस्तै 1 अप्रिल 2026 देखि 31 अक्टोबर 2026।
- सुरुको ब्यालेन्स पहिलो दिनको: अवधिअघिको बाँकी।
- अवधिका हरेक बिल, फिर्ता र पेमेन्ट, हरेकको मिति, नम्बर र रकम डेबिट वा क्रेडिट कोलममा।
- हरेक लाइनपछि चल्दो ब्यालेन्स, र अन्त्यमा अन्तिम ब्यालेन्स।
- अझै बाँकी बिलहरूको सूची, ताकि ग्राहकलाई ठ्याक्कै के तिर्नुपर्छ थाहा होस्।
Dr र Cr कसरी पढ्ने
स्टेटमेन्ट तपाईंको खाताको तर्फबाट लेखिन्छ। डेबिट (Dr) रकमले ग्राहकसँग तपाईंको पाउनुपर्ने बढाउँछ (बिल, डेबिट नोट, तपाईंले दिएको रिफन्ड)। क्रेडिट (Cr) रकमले त्यो घटाउँछ (पेमेन्ट, ग्राहकले काटेको TDS, फिर्ताको क्रेडिट नोट)। अन्तिम ब्यालेन्समा Dr भनेको उनीहरूले तपाईंलाई दिनेछन्; Cr भनेको तपाईंले उनीहरूलाई दिनुपर्छ, प्रायः एडभान्स।
ग्राहकको आफ्नै खातामा यिनै इन्ट्री उल्टो देखिन्छन्: उनीहरूको खातामा तपाईंको एकाउन्ट साहु (क्रेडिटर) हो, त्यसैले तपाईंको Dr उनीहरूको Cr हो। त्यसैले पक्ष बदलेर हेर्दा मात्र दुवै स्टेटमेन्ट "मिल्छन्"।
एउटा नमुना
| मिति | विवरण | डेबिट | क्रेडिट | ब्यालेन्स |
|---|---|---|---|---|
| 01 Apr 2026 | सुरुको ब्यालेन्स | 8,000.00 Dr | ||
| 12 May 2026 | इनभ्वाइस INV/26-27/031 | 23,600.00 | 31,600.00 Dr | |
| 30 May 2026 | रसिद RCT/26-27/019 (NEFT) | 20,000.00 | 11,600.00 Dr | |
| 08 Jun 2026 | क्रेडिट नोट CN/26-27/004 (फिर्ता) | 1,180.00 | 10,420.00 Dr | |
| अन्तिम ब्यालेन्स | 23,600.00 | 21,180.00 | 10,420.00 Dr | |
जाँच: 8,000 + 23,600 − 20,000 − 1,180 = 10,420।
वर्षको अन्त्यमा ब्यालेन्स कन्फर्मेसन
धेरै व्यवसाय, र धेरैजसो अडिटरले, ग्राहक र सप्लायरबाट 31 मार्चको ब्यालेन्स पक्का गराउँछन्। पूरै वर्षको स्टेटमेन्ट यस्तो लाइनसहित पठाउनुहोस्: "कृपया 31-03-2027 को ₹10,420 Dr ब्यालेन्स कन्फर्म गर्नुहोस्, वा 15 दिनभित्र फरक जानकारी दिनुहोस्।" इमेल वा WhatsApp मा लिखित "कन्फर्म" जवाफ पछि असहमति भए राम्रो प्रमाण हो।
ग्राहकको हिसाब फरक भए
- पहिले पेमेन्ट मिलाउनुहोस्: सबैभन्दा सामान्य फरक भनेको एकातिर नलेखिएको पेमेन्ट, वा अझै बाटोमा रहेको चेक हो।
- TDS हेर्नुहोस्। व्यावसायिक ग्राहकले कम पैसा दिएर TDS काट्न सक्छ; त्यो पनि पेमेन्ट नै हो, "ग्राहकले काटेको TDS" मा लेखिन्छ।
- क्रेडिट नोट चाहिने फिर्ता र छुटहरू हेर्नुहोस्।
- फरक लाइन-लाइन मिलाउनुहोस्, त्यसपछि पुराना इन्ट्री नबदली, सही इन्ट्रीले खाता सच्याउनुहोस्।
यहाँ पार्टीहरू मा ग्राहक खोल्नुहोस्, मिति छान्नुहोस्, र प्रिन्ट वा PDF पठाउनुहोस् थिच्नुहोस्। कुनै पनि एकाउन्टेन्ट वा बैंकले पढ्न सकोस् भनेर स्टेटमेन्ट अंग्रेजीमा प्रिन्ट हुन्छ।