खाता › खाता किताब फर्म्याट

खाता किताब फर्म्याट: ग्राहकको खाता कसरी राख्ने

खाता भनेको पसलको त्यो हिसाब हो जसमा हरेक ग्राहकले उधारोमा के लियो र के फर्कायो लेखिन्छ। राम्ररी राखे झगडा सेकेन्डमै मिल्छ; खुकुलो राखे झगडा सुरु हुन्छ।

खाताका कोलम

हरेक ग्राहकको आफ्नै पाना (एकाउन्ट वा लेजर) हुन्छ। त्यो पानाको हरेक लाइनमा यी पाँच कुरा हुन्छन्:

मिति बिक्री वा पेमेन्टको।
विवरण: के भयो, बिल वा मेमो नम्बरसहित, जस्तै "क्यास मेमो CM/26-27/041, 2 बोरा सिमेन्ट" वा "UPI बाट पाएँ, रेफ. 431209876543"।
डेबिट (Dr): ग्राहकसँग अब थप बढेको रकम, अर्थात् उधारोमा दिएको सामान वा काम।
क्रेडिट (Cr): उनीहरूले तिरेको रकम, वा फर्काएको सामान।
ब्यालेन्स: यो लाइनपछि अझै कति बाँकी। Dr ब्यालेन्स भनेको ग्राहकसँग तपाईंको पाउनुपर्ने; Cr ब्यालेन्स भनेको तपाईंले उनीहरूलाई दिनुपर्ने (एडभान्स)।

एउटा उदाहरण

शर्मा किरानाले श्रीमती गिललाई उधारोमा सामान दिन्छ। 1 अप्रिल 2026 मा उनीसँग गत वर्षको ₹1,200 बाँकी थियो।

मिति	विवरण	डेबिट (₹)	क्रेडिट (₹)	ब्यालेन्स (₹)
01 Apr 2026	सुरुको ब्यालेन्स	1,200.00		1,200.00 Dr
06 Apr 2026	क्यास मेमो CM/26-27/014, महिनाको राशन	3,450.00		4,650.00 Dr
15 Apr 2026	UPI बाट पाएँ		2,000.00	2,650.00 Dr
04 May 2026	क्यास मेमो CM/26-27/052	2,980.00		5,630.00 Dr
10 May 2026	क्यासमा पाएँ		4,650.00	980.00 Dr

15 अप्रिलको ₹2,000 ले पहिले पुरानो ₹1,200 र अप्रिलको मेमोको ₹800 चुक्ता गर्‍यो। 10 मेको ₹4,650 ले अप्रिलको मेमोको बाँकी (₹2,650) र मेको मेमोको ₹2,000 चुक्ता गर्‍यो, त्यसैले मेमो CM/26-27/052 को ₹980 अझै खुला छ। तपाईंले अर्को बिल टिक नगरेसम्म, यहाँको खाताले पनि यही "सबैभन्दा पुरानो बिल पहिले" नियम लगाउँछ।

झगडा रोक्ने नियम

हरेक उधारो बिक्रीको बिल वा मेमो दिनुहोस् र त्यसको नम्बर खातामा लेख्नुहोस्। "सामान ₹3,450" मात्र लेखेको लाइन पछि प्रमाणित गर्न गाह्रो हुन्छ।
पेमेन्टको तरिका र रेफरेन्स लेख्नुहोस्: UPI रेफरेन्स, चेक नम्बर वा "क्यास"। ग्राहकले "मैले 15 गते दिएको थिएँ" भने, ठ्याक्कै कुन पेमेन्ट थियो देखाउन सक्नुहुन्छ।
हरेक ग्राहकको एउटा पाना। एउटै नामका दुई जना? नामसँग गाउँ, पसल वा फोन नम्बर थप्नुहोस् ("रमेश, मोडल टाउन")।
कहिल्यै माथिबाट नलेख्नुहोस्। कुनै लाइन गलत भए अङ्क मेटाउनुको सट्टा सुधारको नयाँ लाइन (जस्तै फिर्ता वा छुट) लेख्नुहोस्।
हरेक आर्थिक वर्ष सुरुको ब्यालेन्सबाट सुरु गर्नुहोस् 1 अप्रिलमा, पुराना पानाबाट होइन।
बेलाबेला ब्यालेन्स लिखित रूपमा पक्का गराउनुहोस्। WhatsApp मा पठाएको स्टेटमेन्ट र "हो, ठीक छ" भन्ने जवाफ कामको प्रमाण हो (हेर्नुहोस् स्टेटमेन्ट अफ एकाउन्ट)।

उधारो बिक्री र GST

तपाईं GST मा दर्ता हुनुहुन्छ भने, उधारो बिक्री पनि सामान दिएकै दिनको बिक्री हो: ट्याक्स इनभ्वाइस (वा बिल अफ सप्लाई) त्यतिबेलै बनाउनुपर्छ, र त्यसको GST त्यही महिना तिर्नुपर्छ, ग्राहकले अझै पैसा नदिए पनि। पैसा नआउञ्जेल बिल रोकेर राख्नु सामान्य गल्ती हो। इनभ्वाइस billing.niveshsahayak.in मा बनाउनुहोस्; त्यो खातामा आफैँ देखिनेछ।

हरेक बिलअनुसार हेर्नुहोस्, कोसँग कति बाँकी छ।खाता खोल्नुहोस्