ખાતું › સ્ટેટમેન્ટ ઑફ એકાઉન્ટ
સ્ટેટમેન્ટ ઑફ એકાઉન્ટ: તેમાં શું હોય અને કેવી રીતે મોકલવું
સ્ટેટમેન્ટ ઑફ એકાઉન્ટ એટલે કોઈ સમયગાળા માટે તમારા ચોપડામાં ગ્રાહકના પાનાની નકલ. ગ્રાહક પૂછે તે પહેલાં જ તે કહી દે છે કે "આ રકમ કેવી રીતે થઈ?"
સ્ટેટમેન્ટમાં શું હોય
- ઉપર તમારા ધંધાનું નામ, સરનામું અને GSTIN, અને ગ્રાહકનું નામ.
- સમયગાળો, જેમ કે 1 એપ્રિલ 2026 થી 31 ઑક્ટોબર 2026.
- શરૂઆતની બાકી પહેલા દિવસની: સમયગાળા પહેલાંનું બાકી.
- સમયગાળાનું દરેક બિલ, પરત માલ અને પેમેન્ટ, દરેકની તારીખ, નંબર અને રકમ ડેબિટ કે ક્રેડિટ કૉલમમાં.
- દરેક લાઇન પછી ચાલુ બેલેન્સ, અને અંતે છેલ્લું બેલેન્સ.
- હજી બાકી બિલોની યાદી, જેથી ગ્રાહકને ખબર પડે કે બરાબર શું ચૂકવવાનું છે.
Dr અને Cr કેવી રીતે વાંચવા
સ્ટેટમેન્ટ તમારા ચોપડાની બાજુથી લખાય છે. ડેબિટ (Dr) રકમ ગ્રાહક પાસેનું તમારું લેણું વધારે છે (બિલ, ડેબિટ નોટ, તમે આપેલું રિફંડ). ક્રેડિટ (Cr) રકમ તેને ઘટાડે છે (પેમેન્ટ, ગ્રાહકે કાપેલો TDS, પરત માલની ક્રેડિટ નોટ). છેલ્લા બેલેન્સ પર Dr એટલે તેઓ તમને આપશે; Cr એટલે તમારે તેમને આપવાનું, મોટે ભાગે ઍડવાન્સ.
ગ્રાહકના પોતાના ચોપડામાં આ જ એન્ટ્રી ઊલટી દેખાય છે: તેમના ચોપડામાં તમારું ખાતું લેણદાર (ક્રેડિટર) છે, એટલે તમારો Dr તેમનો Cr છે. એટલે જ બંને સ્ટેટમેન્ટ બાજુ બદલીને જોઈએ ત્યારે જ "મળે" છે.
એક નમૂનો
| તારીખ | વિગત | ડેબિટ | ક્રેડિટ | બેલેન્સ |
|---|---|---|---|---|
| 01 Apr 2026 | શરૂઆતની બાકી | 8,000.00 Dr | ||
| 12 May 2026 | ઇન્વૉઇસ INV/26-27/031 | 23,600.00 | 31,600.00 Dr | |
| 30 May 2026 | પહોંચ RCT/26-27/019 (NEFT) | 20,000.00 | 11,600.00 Dr | |
| 08 Jun 2026 | ક્રેડિટ નોટ CN/26-27/004 (પરત માલ) | 1,180.00 | 10,420.00 Dr | |
| છેલ્લું બેલેન્સ | 23,600.00 | 21,180.00 | 10,420.00 Dr | |
ચકાસણી: 8,000 + 23,600 − 20,000 − 1,180 = 10,420.
વર્ષના અંતે બેલેન્સ કન્ફર્મેશન
ઘણા ધંધા, અને મોટા ભાગના ઑડિટર, ગ્રાહકો અને સપ્લાયરો પાસે 31 માર્ચનું બેલેન્સ પાકું કરાવે છે. આખા વર્ષનું સ્ટેટમેન્ટ આવી લાઇન સાથે મોકલો: "કૃપા કરીને 31-03-2027 ના ₹10,420 Dr બેલેન્સ કન્ફર્મ કરો, કે 15 દિવસમાં ફરક જણાવો." ઈમેલ કે WhatsApp પર લખિત "કન્ફર્મ" જવાબ પછી મતભેદ થાય તો સારો પુરાવો છે.
ગ્રાહકનો આંકડો અલગ હોય ત્યારે
- પહેલાં પેમેન્ટ મેળવો: સૌથી સામાન્ય ફરક એવું પેમેન્ટ હોય છે જે એક બાજુ લખાયું નથી, કે એવો ચેક જે હજી રસ્તામાં છે.
- TDS જુઓ. ધંધાદારી ગ્રાહક ઓછા પૈસા આપી TDS કાપી શકે; તે પણ પેમેન્ટ જ છે, "ગ્રાહકે કાપેલો TDS" માં લખાય છે.
- જે પરત માલ અને વળતર માટે ક્રેડિટ નોટ જોઈએ તે જુઓ.
- ફરક લાઇન-દર-લાઇન નક્કી કરો, પછી સાચી એન્ટ્રીથી ચોપડો સુધારો, જૂની એન્ટ્રી બદલીને નહીં.
અહીં પાર્ટી માં ગ્રાહક ખોલો, તારીખો પસંદ કરો, અને પ્રિન્ટ કે PDF મોકલો દબાવો. સ્ટેટમેન્ટ અંગ્રેજીમાં છપાય છે જેથી કોઈ પણ એકાઉન્ટન્ટ કે બૅન્ક તે વાંચી શકે.