ખાતું › ખાતા ચોપડાનું ફોર્મેટ
ખાતા ચોપડાનું ફોર્મેટ: ગ્રાહકનું ખાતું કેવી રીતે રાખવું
ખાતું એટલે દુકાનનો એ હિસાબ જેમાં લખ્યું હોય કે દરેક ગ્રાહકે ઉધારમાં શું લીધું અને શું પાછું આપ્યું. બરાબર રાખો તો ઝઘડો સેકન્ડોમાં પતે; ઢીલું રાખો તો ઝઘડો શરૂ થાય.
ખાતાના કૉલમ
દરેક ગ્રાહકનું પોતાનું પાનું (એકાઉન્ટ કે લેજર) હોય છે. એ પાનાની દરેક લાઇનમાં આ પાંચ વસ્તુ હોય છે:
- તારીખ વેચાણ કે પેમેન્ટની.
- વિગત: શું થયું, બિલ કે મેમો નંબર સાથે, જેમ કે "કૅશ મેમો CM/26-27/041, 2 થેલી સિમેન્ટ" કે "UPI થી મળ્યા, રેફ. 431209876543".
- ડેબિટ (Dr): જે રકમ હવે ગ્રાહક પાસે વધુ વધી, એટલે કે ઉધારમાં આપેલો માલ કે કામ.
- ક્રેડિટ (Cr): જે રકમ તેમણે ચૂકવી, કે જે માલ પાછો આપ્યો.
- બેલેન્સ: આ લાઇન પછી હજી કેટલું બાકી છે. Dr બેલેન્સ એટલે ગ્રાહક પાસે તમારું લેણું; Cr બેલેન્સ એટલે તમારે તેમને આપવાનું (ઍડવાન્સ).
એક ઉદાહરણ
શર્મા કરિયાણા મિસિસ ગિલને ઉધાર પર સામાન આપે છે. 1 એપ્રિલ 2026 એ તેમની પાસે ગયા વર્ષનું ₹1,200 બાકી હતું.
| તારીખ | વિગત | ડેબિટ (₹) | ક્રેડિટ (₹) | બેલેન્સ (₹) |
|---|---|---|---|---|
| 01 Apr 2026 | શરૂઆતની બાકી | 1,200.00 | 1,200.00 Dr | |
| 06 Apr 2026 | કૅશ મેમો CM/26-27/014, મહિનાનું કરિયાણું | 3,450.00 | 4,650.00 Dr | |
| 15 Apr 2026 | UPI થી મળ્યા | 2,000.00 | 2,650.00 Dr | |
| 04 May 2026 | કૅશ મેમો CM/26-27/052 | 2,980.00 | 5,630.00 Dr | |
| 10 May 2026 | કૅશમાં મળ્યા | 4,650.00 | 980.00 Dr |
15 એપ્રિલના ₹2,000 થી પહેલાં જૂના ₹1,200 ચૂકતે થયા અને એપ્રિલના મેમોના ₹800. 10 મેના ₹4,650 થી એપ્રિલના મેમોના બાકી (₹2,650) અને મેના મેમોના ₹2,000 ચૂકતે થયા, એટલે મેમો CM/26-27/052 ના ₹980 હજી ખુલ્લા છે. આ જ "સૌથી જૂનું બિલ પહેલાં" નિયમ અહીંનું ખાતું વાપરે છે, જ્યાં સુધી તમે બીજું બિલ ટિક ન કરો.
ઝઘડા ટાળતા નિયમો
- દરેક ઉધાર વેચાણનું બિલ કે મેમો આપો અને તેનો નંબર ખાતામાં લખો. ફક્ત "માલ ₹3,450" લખેલી લાઇન પછી સાબિત કરવી મુશ્કેલ હોય છે.
- પેમેન્ટની રીત અને રેફરન્સ લખો: UPI રેફરન્સ, ચેક નંબર કે "કૅશ". ગ્રાહક કહે "મેં 15 તારીખે આપ્યા હતા", ત્યારે બરાબર કયું પેમેન્ટ હતું તે બતાવી શકો.
- દરેક ગ્રાહકનું એક પાનું. એક જ નામના બે લોકો? નામ સાથે ગામ, દુકાન કે ફોન નંબર ઉમેરો ("રમેશ, મોડલ ટાઉન").
- ક્યારેય ઉપર ન લખો. કોઈ લાઇન ખોટી હોય તો આંકડા ભૂંસવાને બદલે સુધારાની નવી લાઇન (જેમ કે પરત માલ કે વળતર) લખો.
- દરેક નાણાકીય વર્ષની શરૂઆત શરૂઆતની બાકીથી કરો 1 એપ્રિલે, જૂનાં પાનાંથી નહીં.
- વચ્ચે વચ્ચે બેલેન્સ લખિતમાં પાકું કરાવો. WhatsApp પર મોકલેલું સ્ટેટમેન્ટ અને "હા, બરાબર છે" એવો જવાબ કામનો પુરાવો છે (જુઓ સ્ટેટમેન્ટ ઑફ એકાઉન્ટ).
ઉધાર વેચાણ અને GST
જો તમે GST માં રજિસ્ટર્ડ હો, તો ઉધાર વેચાણ પણ જે દિવસે માલ આપ્યો એ દિવસનું જ વેચાણ છે: ટૅક્સ ઇન્વૉઇસ (કે બિલ ઑફ સપ્લાય) ત્યારે જ બનાવવું પડે, અને તેનો GST એ જ મહિને ભરવો પડે, ભલે ગ્રાહકે હજી પૈસા ન આપ્યા હોય. પૈસા આવે ત્યાં સુધી બિલ રોકી રાખવું એ સામાન્ય ભૂલ છે. ઇન્વૉઇસ billing.niveshsahayak.in પર બનાવો; તે ખાતામાં આપોઆપ દેખાશે.