খাতা › স্টেটমেন্ট অফ অ্যাকাউন্ট
স্টেটমেন্ট অফ অ্যাকাউন্ট: এতে কী থাকে আর কীভাবে পাঠাবেন
স্টেটমেন্ট অফ অ্যাকাউন্ট হল একটা সময়ের জন্য আপনার খাতায় কাস্টমারের পাতার কপি। কাস্টমার জিজ্ঞেস করার আগেই বলে দেয় "এই টাকাটা কীভাবে হল?"
স্টেটমেন্টে কী থাকে
- ওপরে আপনার ব্যবসার নাম, ঠিকানা আর GSTIN, আর কাস্টমারের নাম।
- সময়কাল, যেমন 1 এপ্রিল 2026 থেকে 31 অক্টোবর 2026।
- শুরুর ব্যালেন্স প্রথম দিনের: সময়কালের আগের বাকি।
- সময়কালের প্রতিটি বিল, ফেরত আর পেমেন্ট, প্রত্যেকটার তারিখ, নম্বর আর টাকা ডেবিট বা ক্রেডিট কলামে।
- প্রতিটি লাইনের পরে চলতি ব্যালেন্স, আর শেষে শেষ ব্যালেন্স।
- এখনও বাকি বিলগুলোর তালিকা, যাতে কাস্টমার জানে ঠিক কী দিতে হবে।
Dr আর Cr কীভাবে পড়বেন
স্টেটমেন্ট আপনার খাতার দিক থেকে লেখা। ডেবিট (Dr) টাকা কাস্টমারের কাছে আপনার পাওনা বাড়ায় (বিল, ডেবিট নোট, আপনার দেওয়া রিফান্ড)। ক্রেডিট (Cr) টাকা তা কমায় (পেমেন্ট, কাস্টমারের কাটা TDS, ফেরতের ক্রেডিট নোট)। শেষ ব্যালেন্সে Dr মানে সে আপনাকে দেবে; Cr মানে আপনি তাকে দেবেন, সাধারণত অ্যাডভান্স।
কাস্টমারের নিজের খাতায় একই এন্ট্রি উল্টো দেখায়: তার খাতায় আপনার অ্যাকাউন্ট পাওনাদার (ক্রেডিটর), তাই আপনার Dr তার Cr। এজন্যই দুটো স্টেটমেন্ট তখনই "মেলে" যখন দিক বদলে দেখা হয়।
একটা নমুনা
| তারিখ | বিবরণ | ডেবিট | ক্রেডিট | ব্যালেন্স |
|---|---|---|---|---|
| 01 Apr 2026 | শুরুর ব্যালেন্স | 8,000.00 Dr | ||
| 12 May 2026 | ইনভয়েস INV/26-27/031 | 23,600.00 | 31,600.00 Dr | |
| 30 May 2026 | রসিদ RCT/26-27/019 (NEFT) | 20,000.00 | 11,600.00 Dr | |
| 08 Jun 2026 | ক্রেডিট নোট CN/26-27/004 (ফেরত) | 1,180.00 | 10,420.00 Dr | |
| শেষ ব্যালেন্স | 23,600.00 | 21,180.00 | 10,420.00 Dr | |
যাচাই: 8,000 + 23,600 − 20,000 − 1,180 = 10,420।
বছরের শেষে ব্যালেন্স কনফার্মেশন
অনেক ব্যবসা, আর বেশিরভাগ অডিটর, কাস্টমার আর সাপ্লায়ারের কাছে 31 মার্চের ব্যালেন্স নিশ্চিত করিয়ে নেয়। পুরো বছরের স্টেটমেন্ট এমন একটা লাইন সহ পাঠান: "অনুগ্রহ করে 31-03-2027-এ ₹10,420 Dr ব্যালেন্স কনফার্ম করুন, বা 15 দিনের মধ্যে পার্থক্য জানান।" ইমেল বা WhatsApp-এ লিখিত "কনফার্ম" উত্তর পরে মতভেদ হলে ভালো প্রমাণ।
কাস্টমারের হিসাব আলাদা হলে
- আগে পেমেন্ট মেলান: সবচেয়ে সাধারণ পার্থক্য হল এমন একটা পেমেন্ট যা এক দিকে লেখা হয়নি, বা এমন চেক যা এখনও পথে।
- TDS দেখুন। ব্যবসায়ী কাস্টমার কম টাকা দিয়ে TDS কাটতে পারে; সেটাও পেমেন্ট, "কাস্টমারের কাটা TDS"-এ লেখা হয়।
- যে ফেরত আর ছাড়ের জন্য ক্রেডিট নোট লাগে সেগুলো দেখুন।
- পার্থক্য লাইন ধরে মেটান, তারপর ঠিক এন্ট্রি দিয়ে খাতা সংশোধন করুন, পুরনো এন্ট্রি বদলে নয়।
এখানে পার্টি-তে কাস্টমার খুলুন, তারিখ বেছে নিন, আর প্রিন্ট বা PDF পাঠান টিপুন। স্টেটমেন্ট ইংরেজিতে ছাপা হয় যাতে যেকোনো অ্যাকাউন্ট্যান্ট বা ব্যাংক পড়তে পারে।