খাতা › খাতা বুক ফরম্যাট

খাতা বুক ফরম্যাট: কাস্টমারের খাতা কীভাবে রাখবেন

খাতা হল দোকানের সেই হিসাব যেখানে লেখা থাকে প্রত্যেক কাস্টমার ধারে কী নিল আর কী ফেরত দিল। ঠিকমতো রাখলে ঝগড়া সেকেন্ডে মেটে; ঢিলেঢালা রাখলে ঝগড়া শুরু হয়।

খাতার কলাম

প্রত্যেক কাস্টমারের নিজের একটা পাতা (অ্যাকাউন্ট বা লেজার) থাকে। সেই পাতার প্রতিটি লাইনে এই পাঁচটা জিনিস থাকে:

তারিখ বিক্রি বা পেমেন্টের।
বিবরণ: কী হল, বিল বা মেমো নম্বর সহ, যেমন "ক্যাশ মেমো CM/26-27/041, 2 বস্তা সিমেন্ট" বা "UPI-তে পেলাম, রেফ. 431209876543"।
ডেবিট (Dr): যে টাকা এখন কাস্টমারের কাছে আরও বাড়ল, মানে ধারে দেওয়া মাল বা কাজ।
ক্রেডিট (Cr): যে টাকা সে শোধ করল, বা যে মাল ফেরত দিল।
ব্যালেন্স: এই লাইনের পরে এখনও কত বাকি। Dr ব্যালেন্স মানে কাস্টমারের কাছে আপনার পাওনা; Cr ব্যালেন্স মানে আপনার কাছে তার পাওনা (অ্যাডভান্স)।

একটা উদাহরণ

শর্মা কিরানা মিসেস গিলকে ধারে জিনিস দেয়। 1 এপ্রিল 2026-এ তার কাছে আগের বছরের ₹1,200 বাকি ছিল।

তারিখ	বিবরণ	ডেবিট (₹)	ক্রেডিট (₹)	ব্যালেন্স (₹)
01 Apr 2026	শুরুর ব্যালেন্স	1,200.00		1,200.00 Dr
06 Apr 2026	ক্যাশ মেমো CM/26-27/014, মাসের মুদি	3,450.00		4,650.00 Dr
15 Apr 2026	UPI-তে পেলাম		2,000.00	2,650.00 Dr
04 May 2026	ক্যাশ মেমো CM/26-27/052	2,980.00		5,630.00 Dr
10 May 2026	ক্যাশে পেলাম		4,650.00	980.00 Dr

15 এপ্রিলের ₹2,000 দিয়ে আগে পুরনো ₹1,200 শোধ হল আর এপ্রিলের মেমোর ₹800। 10 মে-র ₹4,650 দিয়ে এপ্রিলের মেমোর বাকি (₹2,650) আর মে-র মেমোর ₹2,000 শোধ হল, তাই মেমো CM/26-27/052-এর ₹980 এখনও খোলা। এই "সবচেয়ে পুরনো বিল আগে" নিয়মই এখানকার খাতা মানে, যদি না আপনি অন্য কোনো বিলে টিক দেন।

ঝগড়া এড়ানোর নিয়ম

প্রতিটি ধারের বিক্রিতে বিল বা মেমো দিন আর তার নম্বর খাতায় লিখুন। শুধু "মাল ₹3,450" লেখা লাইন পরে প্রমাণ করা কঠিন।
পেমেন্টের ধরন আর রেফারেন্স লিখুন: UPI রেফারেন্স, চেক নম্বর বা "ক্যাশ"। কাস্টমার যখন বলে "আমি 15 তারিখে দিয়েছি", তখন ঠিক কোন পেমেন্টটা ছিল দেখাতে পারবেন।
প্রত্যেক কাস্টমারের একটা পাতা। একই নামের দুজন? নামের সঙ্গে পাড়া, দোকান বা ফোন নম্বর জুড়ে দিন ("রমেশ, মডেল টাউন")।
কখনো ওপরে লিখবেন না। কোনো লাইন ভুল হলে সংখ্যা মোছার বদলে সংশোধনের নতুন লাইন (যেমন ফেরত বা ছাড়) লিখুন।
প্রতি আর্থিক বছর শুরু করুন শুরুর ব্যালেন্স দিয়ে 1 এপ্রিলে, পুরনো পাতা দিয়ে নয়।
মাঝে মাঝে ব্যালেন্স লিখিতভাবে নিশ্চিত করিয়ে নিন। WhatsApp-এ পাঠানো স্টেটমেন্ট আর "হ্যাঁ, ঠিক আছে" উত্তর কাজের প্রমাণ (দেখুন স্টেটমেন্ট অফ অ্যাকাউন্ট)।

ধারের বিক্রি আর GST

আপনি GST-তে রেজিস্টার্ড হলে ধারের বিক্রিও সেই দিনেরই বিক্রি যেদিন মাল দিলেন: ট্যাক্স ইনভয়েস (বা বিল অফ সাপ্লাই) তখনই করতে হয়, আর তার GST সেই মাসেই দিতে হয়, কাস্টমার টাকা না দিলেও। টাকা আসা পর্যন্ত বিল আটকে রাখা একটা সাধারণ ভুল। ইনভয়েস billing.niveshsahayak.in-এ বানান; সেটা খাতায় নিজে থেকেই দেখাবে।

প্রতিটি বিল ধরে দেখুন, কার কাছে কত বাকি।খাতা খুলুন