கணக்கு › கணக்குப் புத்தக வடிவம்
கணக்குப் புத்தக வடிவம்: வாடிக்கையாளர் கணக்கை எப்படி வைப்பது
கணக்கு என்பது ஒவ்வொரு வாடிக்கையாளரும் கடனில் என்ன வாங்கினார், என்ன திருப்பித் தந்தார் என்று எழுதும் கடையின் பதிவு. சரியாக வைத்தால் சண்டை நொடியில் தீரும்; தளர்வாக வைத்தால் சண்டை தொடங்கும்.
கணக்கின் காலம்கள்
ஒவ்வொரு வாடிக்கையாளருக்கும் தனிப் பக்கம் (அக்கவுண்ட் அல்லது லெட்ஜர்) உண்டு. அந்தப் பக்கத்தின் ஒவ்வொரு வரியிலும் இந்த ஐந்து பகுதிகள் இருக்கும்:
- தேதி விற்பனை அல்லது பேமென்டின்.
- விவரம்: என்ன நடந்தது, பில் அல்லது மெமோ எண்ணுடன், உதாரணமாக "கேஷ் மெமோ CM/26-27/041, 2 மூட்டை சிமென்ட்" அல்லது "UPI-ல் வந்தது, ரெஃப். 431209876543".
- டெபிட் (Dr): வாடிக்கையாளர் இப்போது கூடுதலாகத் தர வேண்டிய தொகை, அதாவது கடனில் கொடுத்த பொருள் அல்லது வேலை.
- கிரெடிட் (Cr): அவர்கள் செலுத்திய தொகை, அல்லது திருப்பித் தந்த பொருள்.
- இருப்பு: இந்த வரிக்குப் பின் இன்னும் எவ்வளவு நிலுவை. Dr இருப்பு என்றால் வாடிக்கையாளர் உங்களுக்குத் தர வேண்டும்; Cr இருப்பு என்றால் நீங்கள் அவருக்குத் தர வேண்டும் (அட்வான்ஸ்).
ஒரு உதாரணம்
ஷர்மா கிரானா திருமதி கில்லுக்குக் கடனில் பொருள் தருகிறது. ஏப்ரல் 1, 2026 அன்று அவர் கடந்த ஆண்டின் ₹1,200 தர வேண்டியிருந்தது.
| தேதி | விவரம் | டெபிட் (₹) | கிரெடிட் (₹) | இருப்பு (₹) |
|---|---|---|---|---|
| 01 Apr 2026 | தொடக்க இருப்பு | 1,200.00 | 1,200.00 Dr | |
| 06 Apr 2026 | கேஷ் மெமோ CM/26-27/014, மாத மளிகை | 3,450.00 | 4,650.00 Dr | |
| 15 Apr 2026 | UPI-ல் வந்தது | 2,000.00 | 2,650.00 Dr | |
| 04 May 2026 | கேஷ் மெமோ CM/26-27/052 | 2,980.00 | 5,630.00 Dr | |
| 10 May 2026 | கேஷாக வந்தது | 4,650.00 | 980.00 Dr |
ஏப்ரல் 15-இன் ₹2,000 முதலில் பழைய ₹1,200-ஐயும் ஏப்ரல் மெமோவின் ₹800-ஐயும் அடைத்தது. மே 10-இன் ₹4,650 ஏப்ரல் மெமோவின் மீதியையும் (₹2,650) மே மெமோவின் ₹2,000-ஐயும் அடைத்தது, அதனால் மெமோ CM/26-27/052-இன் ₹980 இன்னும் திறந்திருக்கிறது. நீங்கள் வேறு பில்லை டிக் செய்யாவிட்டால், இங்குள்ள கணக்கும் இதே "பழைய பில் முதலில்" விதியைப் பின்பற்றும்.
சண்டையைத் தவிர்க்கும் விதிகள்
- ஒவ்வொரு கடன் விற்பனைக்கும் பில் அல்லது மெமோ கொடுங்கள், அதன் எண்ணைக் கணக்கில் எழுதுங்கள். "பொருள் ₹3,450" என்று மட்டும் எழுதிய வரியைப் பின்னர் நிரூபிப்பது கடினம்.
- பேமென்ட் முறையையும் ரெஃபரன்ஸையும் எழுதுங்கள்: UPI ரெஃபரன்ஸ், செக் எண் அல்லது "கேஷ்". வாடிக்கையாளர் "நான் 15-ம் தேதி கொடுத்தேன்" என்றால், சரியாக எந்த பேமென்ட் என்று காட்டலாம்.
- ஒவ்வொரு வாடிக்கையாளருக்கும் ஒரு பக்கம். ஒரே பெயரில் இருவர்? பெயருடன் ஊர், கடை அல்லது ஃபோன் எண் சேருங்கள் ("ரமேஷ், மாடல் டவுன்").
- மேலே அடித்து எழுதாதீர்கள். ஒரு வரி தவறானால் எண்களை அழிக்காமல், திருத்தத்துக்கு ஒரு புதிய வரி (திருப்பம் அல்லது தள்ளுபடி போல) எழுதுங்கள்.
- ஒவ்வொரு நிதியாண்டையும் தொடக்க இருப்புடன் தொடங்குங்கள் ஏப்ரல் 1 அன்று, பழைய பக்கங்களுடன் அல்ல.
- அவ்வப்போது இருப்பை எழுத்தில் உறுதி செய்து கொள்ளுங்கள். WhatsApp-ல் அனுப்பிய ஸ்டேட்மென்டும் "ஆமாம், சரி" என்ற பதிலும் பயனுள்ள ஆதாரம் (பார்க்க ஸ்டேட்மென்ட் ஆஃப் அக்கவுண்ட்).
கடன் விற்பனையும் GST-யும்
நீங்கள் GST-ல் பதிவு செய்திருந்தால், கடன் விற்பனையும் பொருள் கொடுத்த அன்றைய விற்பனைதான்: டேக்ஸ் இன்வாய்ஸ் (அல்லது பில் ஆஃப் சப்ளை) அப்போதே போட வேண்டும், அதன் GST-ஐ அதே மாதம் கட்ட வேண்டும், வாடிக்கையாளர் இன்னும் பணம் தராவிட்டாலும். பணம் வரும் வரை பில்லை நிறுத்தி வைப்பது பொதுவான தவறு. இன்வாய்ஸை billing.niveshsahayak.in-ல் போடுங்கள்; அது கணக்கில் தானாகவே தெரியும்.