खाते › खाते वही फॉरमॅट
खाते वही फॉरमॅट: ग्राहकाचे खाते कसे ठेवावे
खाते म्हणजे दुकानाचा तो हिशोब ज्यात लिहिलेले असते की प्रत्येक ग्राहकाने उधारीवर काय घेतले आणि काय परत केले. नीट ठेवले तर वाद काही सेकंदात मिटतो; ढिले ठेवले तर वाद सुरू होतो.
खात्याचे कॉलम
प्रत्येक ग्राहकाचे स्वतःचे पान (अकाउंट किंवा लेजर) असते. त्या पानाच्या प्रत्येक ओळीत हे पाच भाग असतात:
- तारीख विक्री किंवा पेमेंटची.
- तपशील: काय झाले, बिल किंवा मेमो नंबरसह, उदा. "कॅश मेमो CM/26-27/041, 2 पोती सिमेंट" किंवा "UPI ने मिळाले, रेफ. 431209876543".
- डेबिट (Dr): जी रक्कम आता ग्राहकाकडे आणखी वाढली, म्हणजे उधारीवर दिलेला माल किंवा काम.
- क्रेडिट (Cr): जी रक्कम त्यांनी फेडली, किंवा जो माल परत केला.
- शिल्लक: या ओळीनंतर अजून किती बाकी आहे. Dr शिल्लक म्हणजे ग्राहकाकडून तुम्हाला येणे; Cr शिल्लक म्हणजे तुम्ही त्यांना देणे (ॲडव्हान्स).
एक उदाहरण
शर्मा किराणा मिसेस गिल यांना उधारीवर सामान देते. 1 एप्रिल 2026 रोजी त्यांच्याकडे मागील वर्षाचे ₹1,200 बाकी होते.
| तारीख | तपशील | डेबिट (₹) | क्रेडिट (₹) | शिल्लक (₹) |
|---|---|---|---|---|
| 01 Apr 2026 | सुरुवातीची शिल्लक | 1,200.00 | 1,200.00 Dr | |
| 06 Apr 2026 | कॅश मेमो CM/26-27/014, महिन्याचा किराणा | 3,450.00 | 4,650.00 Dr | |
| 15 Apr 2026 | UPI ने मिळाले | 2,000.00 | 2,650.00 Dr | |
| 04 May 2026 | कॅश मेमो CM/26-27/052 | 2,980.00 | 5,630.00 Dr | |
| 10 May 2026 | कॅशने मिळाले | 4,650.00 | 980.00 Dr |
15 एप्रिलच्या ₹2,000 ने आधी जुने ₹1,200 फिटले आणि एप्रिलच्या मेमोचे ₹800. 10 मेच्या ₹4,650 ने एप्रिलच्या मेमोचे उरलेले (₹2,650) आणि मेच्या मेमोचे ₹2,000 फिटले, त्यामुळे मेमो CM/26-27/052 चे ₹980 अजून उघडे आहेत. हाच "सर्वात जुने बिल आधी" नियम इथले खाते वापरते, जोपर्यंत तुम्ही दुसरे बिल टिक करत नाही.
वाद टाळणारे नियम
- प्रत्येक उधारीच्या विक्रीचे बिल किंवा मेमो द्या आणि त्याचा नंबर खात्यात लिहा. फक्त "माल ₹3,450" लिहिलेली ओळ नंतर सिद्ध करणे कठीण असते.
- पेमेंटची पद्धत आणि रेफरन्स लिहा: UPI रेफरन्स, चेक नंबर किंवा "कॅश". ग्राहक म्हणाला "मी 15 तारखेला दिले", तेव्हा नेमके कोणते पेमेंट होते ते दाखवता येते.
- प्रत्येक ग्राहकाचे एक पान. एकाच नावाचे दोघे? नावासोबत गाव, दुकान किंवा फोन नंबर जोडा ("रमेश, मॉडेल टाउन").
- कधीही खाडाखोड करू नका. एखादी ओळ चुकली तर आकडे खोडण्याऐवजी दुरुस्तीची नवी ओळ (उदा. परत माल किंवा सूट) लिहा.
- प्रत्येक आर्थिक वर्षाची सुरुवात सुरुवातीच्या शिलकीने करा 1 एप्रिलला, जुन्या पानांनी नाही.
- अधूनमधून शिल्लक लेखी पक्की करून घ्या. WhatsApp वर पाठवलेले स्टेटमेंट आणि "हो, बरोबर आहे" हे उत्तर उपयोगी पुरावा आहे (पहा स्टेटमेंट ऑफ अकाउंट).
उधारीची विक्री आणि GST
तुम्ही GST मध्ये नोंदणीकृत असाल, तर उधारीची विक्रीही ज्या दिवशी माल दिला त्या दिवशीचीच विक्री आहे: टॅक्स इनव्हॉइस (किंवा बिल ऑफ सप्लाय) तेव्हाच करावे लागते, आणि त्यावरचा GST त्याच महिन्यात भरावा लागतो, ग्राहकाने अजून पैसे दिले नसले तरी. पैसे येईपर्यंत बिल थांबवून ठेवणे ही सामान्य चूक आहे. इनव्हॉइस billing.niveshsahayak.in वर बनवा; ते खात्यात आपोआप दिसेल.