ഖാത › ഖാത ബുക്ക് ഫോർമാറ്റ്
ഖാത ബുക്ക് ഫോർമാറ്റ്: കസ്റ്റമറുടെ കണക്ക് എങ്ങനെ സൂക്ഷിക്കാം
ഖാത എന്നാൽ ഓരോ കസ്റ്റമറും കടമായി എന്ത് വാങ്ങി, എന്ത് തിരികെ തന്നു എന്ന് എഴുതുന്ന കടയുടെ കണക്ക്. ശരിയായി സൂക്ഷിച്ചാൽ തർക്കം നിമിഷങ്ങൾക്കകം തീരും; അയഞ്ഞ് സൂക്ഷിച്ചാൽ തർക്കം തുടങ്ങും.
ഖാതയിലെ കോളങ്ങൾ
ഓരോ കസ്റ്റമർക്കും സ്വന്തം പേജ് (അക്കൗണ്ട് അല്ലെങ്കിൽ ലെഡ്ജർ) ഉണ്ട്. ആ പേജിലെ ഓരോ വരിയിലും ഈ അഞ്ച് ഭാഗങ്ങൾ ഉണ്ടാകും:
- തീയതി വിൽപ്പനയുടെയോ പേയ്‌മെന്റിന്റെയോ.
- വിവരങ്ങൾ: എന്ത് നടന്നു, ബിൽ അല്ലെങ്കിൽ മെമ്മോ നമ്പറോടെ, ഉദാ. "ക്യാഷ് മെമ്മോ CM/26-27/041, 2 ചാക്ക് സിമന്റ്" അല്ലെങ്കിൽ "UPI വഴി കിട്ടി, റെഫ്. 431209876543".
- ഡെബിറ്റ് (Dr): കസ്റ്റമർ ഇപ്പോൾ അധികമായി തരാനുള്ള തുക, അതായത് കടമായി കൊടുത്ത സാധനം അല്ലെങ്കിൽ ജോലി.
- ക്രെഡിറ്റ് (Cr): അവർ അടച്ച തുക, അല്ലെങ്കിൽ തിരികെ തന്ന സാധനം.
- ബാലൻസ്: ഈ വരിക്ക് ശേഷം ഇനിയും എത്ര കുടിശ്ശിക. Dr ബാലൻസ് എന്നാൽ കസ്റ്റമർ നിങ്ങൾക്ക് തരാനുണ്ട്; Cr ബാലൻസ് എന്നാൽ നിങ്ങൾ അവർക്ക് കൊടുക്കാനുണ്ട് (അഡ്വാൻസ്).
ഒരു ഉദാഹരണം
ശർമ്മ കിരാന ശ്രീമതി ഗില്ലിന് കടമായി സാധനം കൊടുക്കുന്നു. 2026 ഏപ്രിൽ 1-ന് അവർ കഴിഞ്ഞ വർഷത്തെ ₹1,200 തരാനുണ്ടായിരുന്നു.
| തീയതി | വിവരങ്ങൾ | ഡെബിറ്റ് (₹) | ക്രെഡിറ്റ് (₹) | ബാലൻസ് (₹) |
|---|---|---|---|---|
| 01 Apr 2026 | ഓപ്പണിംഗ് ബാലൻസ് | 1,200.00 | 1,200.00 Dr | |
| 06 Apr 2026 | ക്യാഷ് മെമ്മോ CM/26-27/014, മാസത്തെ പലചരക്ക് | 3,450.00 | 4,650.00 Dr | |
| 15 Apr 2026 | UPI വഴി കിട്ടി | 2,000.00 | 2,650.00 Dr | |
| 04 May 2026 | ക്യാഷ് മെമ്മോ CM/26-27/052 | 2,980.00 | 5,630.00 Dr | |
| 10 May 2026 | ക്യാഷായി കിട്ടി | 4,650.00 | 980.00 Dr |
ഏപ്രിൽ 15-ലെ ₹2,000 ആദ്യം പഴയ ₹1,200-ഉം ഏപ്രിൽ മെമ്മോയുടെ ₹800-ഉം തീർത്തു. മെയ് 10-ലെ ₹4,650 ഏപ്രിൽ മെമ്മോയുടെ ബാക്കിയും (₹2,650) മെയ് മെമ്മോയുടെ ₹2,000-ഉം തീർത്തു, അതിനാൽ മെമ്മോ CM/26-27/052-ന്റെ ₹980 ഇപ്പോഴും തുറന്നിരിക്കുന്നു. നിങ്ങൾ മറ്റൊരു ബിൽ ടിക്ക് ചെയ്യാത്തിടത്തോളം, ഇവിടത്തെ ഖാതയും ഇതേ "പഴയ ബിൽ ആദ്യം" നിയമം പാലിക്കും.
തർക്കം ഒഴിവാക്കുന്ന നിയമങ്ങൾ
- ഓരോ കടവിൽപ്പനയ്ക്കും ബിൽ അല്ലെങ്കിൽ മെമ്മോ കൊടുക്കുക, അതിന്റെ നമ്പർ ഖാതയിൽ എഴുതുക. "സാധനം ₹3,450" എന്ന് മാത്രം എഴുതിയ വരി പിന്നീട് തെളിയിക്കാൻ പ്രയാസമാണ്.
- പേയ്‌മെന്റ് രീതിയും റഫറൻസും എഴുതുക: UPI റഫറൻസ്, ചെക്ക് നമ്പർ അല്ലെങ്കിൽ "ക്യാഷ്". കസ്റ്റമർ "ഞാൻ 15-ന് തന്നു" എന്ന് പറഞ്ഞാൽ, കൃത്യമായി ഏത് പേയ്‌മെന്റ് എന്ന് കാണിക്കാം.
- ഓരോ കസ്റ്റമർക്കും ഒരു പേജ്. ഒരേ പേരിൽ രണ്ടുപേർ? പേരിനൊപ്പം സ്ഥലം, കട അല്ലെങ്കിൽ ഫോൺ നമ്പർ ചേർക്കുക ("രമേഷ്, മോഡൽ ടൗൺ").
- ഒരിക്കലും മുകളിൽ തിരുത്തി എഴുതരുത്. ഒരു വരി തെറ്റിയാൽ അക്കങ്ങൾ മായ്ക്കാതെ, തിരുത്തിന് ഒരു പുതിയ വരി (തിരികെ നൽകൽ അല്ലെങ്കിൽ ഡിസ്കൗണ്ട് പോലെ) എഴുതുക.
- ഓരോ സാമ്പത്തിക വർഷവും ഓപ്പണിംഗ് ബാലൻസോടെ തുടങ്ങുക ഏപ്രിൽ 1-ന്, പഴയ പേജുകളോടെ അല്ല.
- ഇടയ്ക്കിടെ ബാലൻസ് രേഖാമൂലം ഉറപ്പാക്കുക. WhatsApp-ൽ അയച്ച സ്റ്റേറ്റ്മെന്റും "അതെ, ശരിയാണ്" എന്ന മറുപടിയും ഉപകാരപ്രദമായ തെളിവാണ് (കാണുക സ്റ്റേറ്റ്മെന്റ് ഓഫ് അക്കൗണ്ട്).
കടവിൽപ്പനയും GST-യും
നിങ്ങൾ GST-യിൽ രജിസ്റ്റർ ചെയ്തിട്ടുണ്ടെങ്കിൽ, കടവിൽപ്പനയും സാധനം കൊടുത്ത ദിവസത്തെ വിൽപ്പന തന്നെ: ടാക്സ് ഇൻവോയ്സ് (അല്ലെങ്കിൽ ബിൽ ഓഫ് സപ്ലൈ) അപ്പോൾ തന്നെ ഉണ്ടാക്കണം, അതിന്റെ GST അതേ മാസം അടയ്ക്കണം, കസ്റ്റമർ ഇനിയും പണം തന്നില്ലെങ്കിലും. പണം വരുന്നതുവരെ ബിൽ പിടിച്ചുവയ്ക്കുന്നത് സാധാരണ തെറ്റാണ്. ഇൻവോയ്സ് billing.niveshsahayak.in-ൽ ഉണ്ടാക്കുക; അത് ഖാതയിൽ തനിയെ കാണും.