ଖାତା › ଖାତା ବହି ଫର୍ମାଟ୍

ଖାତା ବହି ଫର୍ମାଟ୍: ଗ୍ରାହକଙ୍କ ଖାତା କିପରି ରଖିବେ

ଖାତା ହେଉଛି ଦୋକାନର ସେହି ହିସାବ ଯେଉଁଥିରେ ଲେଖାଥାଏ ପ୍ରତ୍ୟେକ ଗ୍ରାହକ ଧାରରେ କଣ ନେଲେ ଓ କଣ ଫେରାଇଲେ। ଠିକ୍ ରଖିଲେ ଝଗଡ଼ା ସେକେଣ୍ଡରେ ମେଣ୍ଟେ; ଢିଲା ରଖିଲେ ଝଗଡ଼ା ଆରମ୍ଭ ହୁଏ।

ଖାତାର କଲମ୍

ପ୍ରତ୍ୟେକ ଗ୍ରାହକଙ୍କ ନିଜର ପୃଷ୍ଠା (ଆକାଉଣ୍ଟ ବା ଲେଜର୍) ଥାଏ। ସେହି ପୃଷ୍ଠାର ପ୍ରତ୍ୟେକ ଲାଇନରେ ଏହି ପାଞ୍ଚଟି ଅଂଶ ଥାଏ:

ତାରିଖ ବିକ୍ରି ବା ପେମେଣ୍ଟର।
ବିବରଣୀ: କଣ ହେଲା, ବିଲ୍ ବା ମେମୋ ନମ୍ବର ସହ, ଯେପରି "କ୍ୟାସ୍ ମେମୋ CM/26-27/041, 2 ବସ୍ତା ସିମେଣ୍ଟ" ବା "UPI ରେ ମିଳିଲା, ରେଫ୍. 431209876543"।
ଡେବିଟ୍ (Dr): ଯେଉଁ ଟଙ୍କା ଏବେ ଗ୍ରାହକଙ୍କ ପାଖରେ ଆହୁରି ବଢ଼ିଲା, ଅର୍ଥାତ୍ ଧାରରେ ଦିଆଯାଇଥିବା ମାଲ୍ ବା କାମ।
କ୍ରେଡିଟ୍ (Cr): ଯେଉଁ ଟଙ୍କା ସେମାନେ ସୁଝିଲେ, ବା ଯେଉଁ ମାଲ୍ ଫେରାଇଲେ।
ବାଲାନ୍ସ: ଏହି ଲାଇନ ପରେ ଆହୁରି କେତେ ବାକି। Dr ବାଲାନ୍ସ ଅର୍ଥ ଗ୍ରାହକଙ୍କ ପାଖରେ ଆପଣଙ୍କ ପାଉଣା; Cr ବାଲାନ୍ସ ଅର୍ଥ ଆପଣ ସେମାନଙ୍କୁ ଦେବାକୁ ଅଛି (ଆଡଭାନ୍ସ)।

ଏକ ଉଦାହରଣ

ଶର୍ମା କିରାଣା ଶ୍ରୀମତୀ ଗିଲଙ୍କୁ ଧାରରେ ଜିନିଷ ଦିଏ। 1 ଏପ୍ରିଲ 2026 ରେ ତାଙ୍କ ପାଖରେ ଗତ ବର୍ଷର ₹1,200 ବାକି ଥିଲା।

ତାରିଖ	ବିବରଣୀ	ଡେବିଟ୍ (₹)	କ୍ରେଡିଟ୍ (₹)	ବାଲାନ୍ସ (₹)
01 Apr 2026	ଆରମ୍ଭ ବାଲାନ୍ସ	1,200.00		1,200.00 Dr
06 Apr 2026	କ୍ୟାସ୍ ମେମୋ CM/26-27/014, ମାସର ମୁଦି	3,450.00		4,650.00 Dr
15 Apr 2026	UPI ରେ ମିଳିଲା		2,000.00	2,650.00 Dr
04 May 2026	କ୍ୟାସ୍ ମେମୋ CM/26-27/052	2,980.00		5,630.00 Dr
10 May 2026	କ୍ୟାସରେ ମିଳିଲା		4,650.00	980.00 Dr

15 ଏପ୍ରିଲର ₹2,000 ଆଗ ପୁରୁଣା ₹1,200 ଓ ଏପ୍ରିଲ ମେମୋର ₹800 ସଫା କଲା। 10 ମେର ₹4,650 ଏପ୍ରିଲ ମେମୋର ବାକି (₹2,650) ଓ ମେ ମେମୋର ₹2,000 ସଫା କଲା, ତେଣୁ ମେମୋ CM/26-27/052 ର ₹980 ଏବେ ବି ଖୋଲା। ଆପଣ ଅନ୍ୟ ବିଲ୍ ଟିକ୍ ନ କଲେ, ଏଠାର ଖାତା ବି ଏହି "ପୁରୁଣା ବିଲ୍ ଆଗ" ନିୟମ ମାନେ।

ଝଗଡ଼ା ଏଡ଼ାଉଥିବା ନିୟମ

ପ୍ରତ୍ୟେକ ଧାର ବିକ୍ରିର ବିଲ୍ ବା ମେମୋ ଦିଅନ୍ତୁ ଓ ତାର ନମ୍ବର ଖାତାରେ ଲେଖନ୍ତୁ। କେବଳ "ମାଲ୍ ₹3,450" ଲେଖା ଲାଇନ ପରେ ପ୍ରମାଣ କରିବା କଷ୍ଟ।
ପେମେଣ୍ଟର ପ୍ରକାର ଓ ରେଫରେନ୍ସ ଲେଖନ୍ତୁ: UPI ରେଫରେନ୍ସ, ଚେକ୍ ନମ୍ବର ବା "କ୍ୟାସ୍"। ଗ୍ରାହକ "ମୁଁ 15 ତାରିଖରେ ଦେଇଥିଲି" କହିଲେ, ଠିକ୍ କେଉଁ ପେମେଣ୍ଟ ଥିଲା ଦେଖାଇପାରିବେ।
ପ୍ରତ୍ୟେକ ଗ୍ରାହକଙ୍କ ଗୋଟିଏ ପୃଷ୍ଠା। ଗୋଟିଏ ନାମର ଦୁଇଜଣ? ନାମ ସହ ଗାଁ, ଦୋକାନ ବା ଫୋନ୍ ନମ୍ବର ଯୋଡ଼ନ୍ତୁ ("ରମେଶ, ମଡେଲ ଟାଉନ")।
କେବେ ଉପରେ ଲେଖନ୍ତୁ ନାହିଁ। କୌଣସି ଲାଇନ ଭୁଲ ହେଲେ ଅଙ୍କ ପୋଛିବା ବଦଳରେ ସଂଶୋଧନର ନୂଆ ଲାଇନ (ଯେପରି ଫେରସ୍ତ ବା ରିହାତି) ଲେଖନ୍ତୁ।
ପ୍ରତ୍ୟେକ ଆର୍ଥିକ ବର୍ଷ ଆରମ୍ଭ ବାଲାନ୍ସରୁ ଆରମ୍ଭ କରନ୍ତୁ 1 ଏପ୍ରିଲରେ, ପୁରୁଣା ପୃଷ୍ଠାରୁ ନୁହେଁ।
ମଝିରେ ମଝିରେ ବାଲାନ୍ସ ଲିଖିତ ଭାବେ ନିଶ୍ଚିତ କରାନ୍ତୁ। WhatsApp ରେ ପଠାଯାଇଥିବା ଷ୍ଟେଟମେଣ୍ଟ ଓ "ହଁ, ଠିକ୍ ଅଛି" ଉତ୍ତର କାମର ପ୍ରମାଣ (ଦେଖନ୍ତୁ ଷ୍ଟେଟମେଣ୍ଟ ଅଫ୍ ଆକାଉଣ୍ଟ)।

ଧାର ବିକ୍ରି ଓ GST

ଆପଣ GST ରେ ରେଜିଷ୍ଟର୍ଡ ହୋଇଥିଲେ, ଧାର ବିକ୍ରି ବି ମାଲ୍ ଦେଇଥିବା ଦିନର ବିକ୍ରି: ଟ୍ୟାକ୍ସ ଇନଭଏସ୍ (ବା ବିଲ୍ ଅଫ୍ ସପ୍ଲାଇ) ସେତେବେଳେ କରିବାକୁ ପଡ଼େ, ଓ ତାର GST ସେହି ମାସରେ ଦେବାକୁ ପଡ଼େ, ଗ୍ରାହକ ଏପର୍ଯ୍ୟନ୍ତ ଟଙ୍କା ନ ଦେଇଥିଲେ ବି। ଟଙ୍କା ଆସିବା ପର୍ଯ୍ୟନ୍ତ ବିଲ୍ ଅଟକାଇ ରଖିବା ସାଧାରଣ ଭୁଲ। ଇନଭଏସ୍ billing.niveshsahayak.in ରେ କରନ୍ତୁ; ତାହା ଖାତାରେ ନିଜେ ଦେଖାଯିବ।

ପ୍ରତ୍ୟେକ ବିଲ୍ ଅନୁସାରେ ଦେଖନ୍ତୁ, କାହା ପାଖରେ କେତେ ବାକି।ଖାତା ଖୋଲନ୍ତୁ