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खाता बुक फॉर्मेट: ग्राहक के खाता कइसे रखीं

खाता दोकान के ऊ हिसाब ह जवना में लिखल रहेला कि हर ग्राहक उधार में का लिहलस आ का लवटवलस। ठीक से रखल जाव त झगड़ा सेकंड में सुलझेला; ढीला रखल जाव त झगड़ा शुरू होला।

खाता के कॉलम

हर ग्राहक के आपन पन्ना (अकाउंट भा लेजर) होला। ओह पन्ना के हर लाइन में इहे पाँच चीज़ होला:

तारीख बिक्री भा पेमेंट के।
विवरण: का भइल, बिल भा मेमो नंबर के साथे, जइसे "कैश मेमो CM/26-27/041, 2 बोरा सीमेंट" भा "UPI से मिलल, रेफ. 431209876543"।
डेबिट (Dr): ऊ रकम जवन अब ग्राहक पर अउर बढ़ गइल, माने उधार में दिहल माल भा काम।
क्रेडिट (Cr): जवन रकम ऊ चुकवलें, भा जवन माल लवटवलें।
बैलेंस: एह लाइन के बाद अबहीं केतना बकाया बा। Dr बैलेंस माने ग्राहक पर राउर बकाया; Cr बैलेंस माने रउआ पर उनकर (एडवांस)।

एगो उदाहरण

शर्मा किराना मिसेज़ गिल के उधार पर सामान देला। 1 अप्रैल 2026 के उनका पर पिछला साल के ₹1,200 बकाया रहे।

तारीख	विवरण	डेबिट (₹)	क्रेडिट (₹)	बैलेंस (₹)
01 Apr 2026	शुरुआती बैलेंस	1,200.00		1,200.00 Dr
06 Apr 2026	कैश मेमो CM/26-27/014, महीना के राशन	3,450.00		4,650.00 Dr
15 Apr 2026	UPI से मिलल		2,000.00	2,650.00 Dr
04 May 2026	कैश मेमो CM/26-27/052	2,980.00		5,630.00 Dr
10 May 2026	कैश में मिलल		4,650.00	980.00 Dr

15 अप्रैल के ₹2,000 से पहिले पुरान ₹1,200 चुकता भइल आ अप्रैल के मेमो के ₹800। 10 मई के ₹4,650 से अप्रैल के मेमो के बाकी (₹2,650) आ मई के मेमो के ₹2,000 चुकता भइल, एह से मेमो CM/26-27/052 के ₹980 अबहीं खुलल बा। इहे "सबसे पुरान बिल पहिले" नियम इहाँ के खाता भी लगावेला, जब ले रउआ कवनो दोसर बिल टिक ना करीं।

झगड़ा से बचावे वाला नियम

हर उधार के बिक्री के बिल भा मेमो दीं आ ओकर नंबर खाता में लिखीं। खाली "सामान ₹3,450" लिखल लाइन बाद में साबित कइल कठिन होला।
पेमेंट के तरीका आ रेफरेंस लिखीं: UPI रेफरेंस, चेक नंबर भा "कैश"। जब ग्राहक कहे "हम 15 तारीख के देले रहीं", तब रउआ ठीक-ठीक देखा सकीले कि कवन पेमेंट रहे।
हर ग्राहक के एगो पन्ना। एके नाम के दू लोग? नाम के साथे गाँव, दोकान भा फोन नंबर जोड़ दीं ("रमेश, मॉडल टाउन")।
कबो ऊपर से मत लिखीं। कवनो लाइन गलत होखे त आँकड़ा मेटावे के जगह सुधार के नया लाइन (जइसे वापसी भा छूट) लिखीं।
हर वित्त बरिस के शुरुआत शुरुआती बैलेंस से करीं 1 अप्रैल के, पुरान पन्ना से ना।
बीच-बीच में बैलेंस लिखित में पक्का करा लीं। WhatsApp पर भेजल स्टेटमेंट आ "हँ, ठीक बा" वाला जवाब काम के सबूत ह (देखीं स्टेटमेंट ऑफ अकाउंट)।

उधार के बिक्री आ GST

अगर रउआ GST में रजिस्टर्ड बानी, त उधार के बिक्री भी ओही दिन के बिक्री ह जवना दिन माल दिहनी: टैक्स इनवॉइस (भा बिल ऑफ सप्लाई) तबे बनावे के होला, आ ओकर GST ओही महीना देवे के होला, भले ग्राहक अबहीं पइसा ना देले होखे। पइसा आवे ले बिल रोक के रखल आम गलती ह। इनवॉइस billing.niveshsahayak.in पर बनाईं; ऊ खाता में अपने आप लउकी।

हर बिल के हिसाब से देखीं, केकरा पर केतना बकाया बा।खाता खोलीं